Autor :
Jan B. Hurych
Název :
UMÍME HOSPODAŘIT S ČASEM? (7.)
NEČEKANÉ PROBLÉMY BĚHEM PROJEKTU.
Kromě problémů očekávaných, u kterých si jakž takž můžeme vypočítat
pravděpodobnost a zajistit se pro případ, že k něčemu takovému dojde, jsou ještě
problémy nečekané. Už Murphy řekl v jednom ze svých zákonů, že "když se něco stát může,
tak se to stane". K tomu si dodejme, že i "když se něco nemůže stát, tak
se to často také stane", takže tím zahrneme skoro všechny případy :-). Jiné pravidlo říká, že
"vždy je ještě jeden problém navíc" a že "každé řešení
problému přináší dva problémy navíc".
Jinak řečeno, očekávat bychom měli vše - ovšem na to nám nestačí naše rezervy. Pokud máme
zkušenosti, pak můžeme leccos očekávat a zbytek jen hádat, ale o tom jsme si mluvili předtím. Co teda dělat v případě, kdy by to nečekal ani odborník?
Vzpomínám na jednu filmovou historku, polskou tuším, kde jeden profesor připravuje velkou
bankovní krádež a má vše spočítané na vteřinu. Všechno to vychází, dokonce i výměna auta za jiné.
To sice nastartuje - ale nejede. Nebudu víc napínat: zloději jim ukradli kola.
Něco se prostě nedá čekat a je lépe se s tím smířit. Kdyby to
šlo, tak s tím i počítat, ale jak už jsme si řekli, předvídat vše prostě nejde.
Malá pravděpodobnost.
Začneme s případy, že u některých poruch známe jakous takous pravděpodobnost, ale ta je tak malá, že je téměř nulová.
Tak například, že vypukne v budově oheň; ovšem ztráta je pak enormní. Pokud můžeme, snažíme se tedy škody (š) vynásobit patřičnými
pravděpodobnostmi (p) ohně (š x p) a seřadíme pak výsleddky do stupnice priorit.
Proti ohni například máme být zabezpečeni vždy - nejen alarmy, ale i
hydranty a dokonce i pojištěním. Pokud je riziko větší, například
máme navíc tepelné zdroje v přístrojích ( nebo nebezpečí vytopení vodou :-), musíme
ještě navíc zabezpečit vše v designu a napsat jasné provozní instrukce, případně i
upozorňovat na to plakáty, třeba už jen proto, aby pak pojišťovna nenašla nějaké chyby na nás
:-).
Ale tyto případy jsme neměl na mysli, spíše ty běžné. Už jsem uvedl onemocnění, nedostatek pracovních sil, zpoždění dodávek materiálu, nečekaná přerušení dodávky energie
nebo i různé poruchy a to nejhorší: problémy způsobené přímo návrhem
či výrobou. Já vím, ty by neměly být, ale právě proto se
vůbec nečekají a jsou :-). Murphy prostě platí všude. Takové problémy také vyžadují
nejen mnoho peněz, ale hlavně času! A právě o těchto "nečekankách" si promluvíme dále.
Co s nečekanými problémy?
Pro jistotu si různé opravné akce hned číslujeme.
1) Rezervy neboli zálohování: každý plánovač musí zahrnout do plánu
určité rezervy, tedy časové - ty materiální má na starosti návrhář, výrobce
a podobně. U materiálu je to jednodušší: máte-li sklad, nakoupíte toho víc,
obzvláště náhradní součástky, ono se to pak hodí i pro další zakázky.
Čas ale nakoupit nelze :-). Na druhé straně ho ale lze naplánovat extra, to znamená prodloužit
celou dobu předem odhadnutou ěasovou rezervu a dát ji do plánu. I
když pak všechny časové rezervy sečteme, nedoporučuji je rozdělit
viditelně na jednotlivé úseky (jednotlivé složky by se pak ani nesnažily to udělat
rychleji :-), ale dát tu jednu někam na konec, jako nějaký, třeba i fiktivní interval (extra
dlouhé zkoušení a podobně). Jednotlivá oddělení pak na to nemohou sáhnout
a budou sice pozadu, ale vy víte, že vlastně nejste pozdě, ale prostě jen jedete z času, který jste si předem rezervovali.
U jednotlivých pracovních složek pak bude pocit, že jsou pozadu a zdržují ostatní
působit jako jisté urychlovadlo. Že je to nepoctivé? Ne tak úplně - oni vám
také předem neřeknou, že to asi nestihnou a budou jen předem vesele přikyvovat, že
to zvládnou, to už je tak v lidské povaze. Jinak řečeno, nenaplánovali
rezervy do svého odhadu :-).
To samé platí, když si děláte
plán jen pro sebe - někdy je třeba ošidit i sebe, svou vlastní pohodlnost,
nerozhodnost nebo klamný optimismus :-). Už jsem zde psal, jak jsem se připravoval na zkoušky - vždy jsem si poslední den dával
jen na odpočinek - ke kterému pak ale nikdy nedošlo.
2) Maximální versus minimální čas. To se dělá u firemního plánování běžně:
pro každý pod-úkol se odhadne, jak dlouho to bude trvat bez problémů a jak dlouho s očekávanými problémy - míněno:
reálně očekávaným - zpožděním. To je potřeba udělat, protože hlavní plánovač neví,
jak který úkol skutečně potrvá a najde si pak celkové "nejrychlejší" a
"nejpozdější" datum dodávky. Není to lehké: on musí zjistit, kolik které zpoždění
ovlivní jiné úkoly, které třeba nemohou bez ukončení tamtoho ani začít. Zjistí
si také, zda je možno nabrat čas tím, že zatím mohou dělat něco jiného anebo může i zpřeházet pořadí
prací.
Pro osobní plánování je toto zbytečně pracné - a jediné zpoždění je většinou v nás.
Protože jsme navíc jedna osoba: manažer i pracovník, máme situaci daleko víc v
"hrsti". Raději si tedy odhadneme minimální časy - ovšem reálně splnitelné (
tj. pokud nejsou velké problémy) a celkovou rezervu dáme až na konec. Ono to i psychologicky nutí člověka víc pracovat a navíc má
jistotu, že má ještě rezervu. Jakmile totiž začneme uvažovat, že to a to nepospíchá nebo
o a to vyžaduje víc času, začínáme si plánování komplikovat a nevědomky tam zaplánujeme zpoždění, která se ani nestanou. A celková
rychlost provedení tím utrpí.
Příklad:
Pro změnu zase dáme něco, co se týká studia - studenti málokdy plánují a když, tak ne moc dobře.. Řekněme, že máte sice data zkoušek předem dána, ale pak poznáte, že na matematiku
vám ten týden nestačí. Musíte tedy začít už dříve - ne ovšem třeba
v týdnu, kdy se připravujete na fyziku: nikdy nemíchejte dva předměty!
Co tedy dělat? Musíte si naplánovat ten čas do doby před zkouškami.
Ale jak, když ani předem nevíte, zda budete mít na matiku týden anebo víc? To je jednoduché: Počítejte
vždy s tím horším případem!. Ale co když to do zkoušky zapomenete? Nu
to si právě musíte naplánovat n a studium předem jen ty pasáže, které nezapomenete, například
počítání příkladů nebo prostě něco lehčího.
3) Trigger points - spouště: asi je na to přečsnější termín i v češtině, ale o to tu nejde, koneckonců i při psaní této knihy se snažím udržovat časovou
ekonomii a nemám čas to hledat :-). Jak tomu budete říkat, na tom
opravdu moc nezáleží. V určitých bodech procesu můžeme očekávat určitá nebezpečí, jenže na rozdíl od minulé kapitoly se
jedná o věci s tak malou pravděpodobností, tj. že je téměř nečekáme. Kam teda ty body na plánu umístit? Odpověď je jasná - ;
v důležitých uzlových bodech, kde si zkontrolujeme všechny úkoly, jak pokračují a kde to vázne.
Tak často najdeme i věci, které jsme nečekali a to ještě včas, tj.
kdy je náprava možná a rychlá. Někdy se i z trendu a ze zpoždění dá předem poznat, že je něco v nepořádku.
Tak například skupina, která se zdála dobrá, najednou nemá dobrý výkon. Příčin může být mnoho a my musíme rychle najít tu pravou ( dobré návody a metody,
jak najít takové příčiny, jsou v našich knihách UMÍME SE UČIT? a MANAŽÉŘI BEZ MANÉŽE, říká s etom u "problem solving", řešení problémů).
4) Rezervy všeobecně: Zeptejte se návrháře, zda má pochyby o svém
návrhu - divil bych se, kdyby se přiznal, že ano. Pokud ale navrhujete svůj vlastní plán, musíte
být k sobě opravdu upřímní. Tak například při studiu: přiznat si, co neumím, na co nestačím, která technika mi nejde ( třeba výkresy) a podobně. To
pak vyžaduje věnovat tomu delší čas, případně i pomoc "zvenku" - pokud možno ještě předtím, než začnu plánovat. Jen tak se dá udělat reálný plán. V již uvedeném případě v minulé
kapitole jsem prostě nakoupili dvojí čipy. Co jsme ale nenakoupili, byl dvojí čas :-).
Na to se často zapomíná: při výskytu problému musíme mít nejen řešení, ale ještě dost času, abychom situaci opravili.
A ještě jedna věc - já to definuji paradoxem:
Čas nás stojí zase čas. Čímž ovšem míním, že když na něco
potřebujeme čas, jedná se většinou o sumu "pod-časů" na různé pod-úkoly. Tak
například vyprosit si od šéfa oddálení termínu může stát extra hodinu či dvě, než ho
přesvědčíte. Případně víc, když to udělá, ale chce od vás zase jinou "laskavost".
5) Odborná expertíza: už předem je třeba zjistit, zda na problém
( nebo u studenta "na předmět") stačíme. Odborník dokáže problém vyřešit rychleji a lépe.
Netřeba dodávat, že také ušetří čas. Jistě, odborník je drahý, ale většinou se to vyplatí.
Nemusím asi dodávat, že v případě studia je odborníkem třeba kolega,
student staršího ročníku, tutor nebo dokonce i profesor (dal
jsem ho nakonec, protože k němu bych šel až když by ostatní
selhalo, protože se to může vymstít).
6) Nové technologie: Málokdy je možno - z nedostatku času - najít nový
návrh, novou technologii a navíc to stojí peníze. Mám zde na mysli ale
takové technologie, které nahradí různé úkony - počítače jsou na to
přímo skvělé. I zkoušení se dá zrychlit a například modelování je věc, která by se měla dělat vždy, když nemáme dost dat. I plánování ve velkém se
dá dělat rychleji s počítači ( ale nesnažte se to opravovat každý den,
pak ztratíte víc času, než získáte). Také jiné technologie někdy pomohou - nové typy
elektrických strojů tam, kde by staré už nestačily a podobně. Studenti zase
mohou s výhodou využít učících a zkoušecích strojů - pokud u nich na škole existuji :-). Pokud ne, dá se na to napsat program.
7) Buď připraven! Dalo by se toho napsat víc, ale nejdůležitější je jistě toto pravidlo. Člověk nemusí být zrovna skaut, aby věděl, že v takových případech
bude bez přípravy jen ztrácet čas a zmateně pobíhat od řešení k řešení. Většinou to znamená
odbornou a praktickou přípravu, často i dost teorie a navíc umění řešit problémy (zde opět doporučuji metodu
Kepner-Ttregoe, viz literatura výše). Nezapomeňme, že řešení může být více, ale ne každé je vhodné, ať už z finančních, časových či jiných důvodů. A
ještě jedna věc: každé řešení má svoje potenciální (možné) problémy - tak
například v případě dvou typů čipů ty druhé třeba nebudou tak dobré
nebo nebudou k dostání nebo se - nedej bůh - firma, která je vyrábí, položí
zrovna když budete v polovici projektu ( nesmějte se, stalo se mi to).
8) Důležité je neztrácet hlavu. V první řadě je třeba problém odstranit, rozuměj vyřešit.
To je často důležitější než jak dlouho to potrvá. Někdy naopak stačí jen odklad. V každém případě vás to bude něco stát, nejen peníze, ale i čas. A právě čas je někdy to nejlevnější, co je možno obětovat. Ale o tom si řekneme v další kapitole.