bullet next back Autor : Jan B. Hurych
Název : UMÍME HOSPODAŘIT S ČASEM? (3.)




JAK ODHADNOUT POTŘEBNÝ ČAS.

Hospodaření časem se také někdy nazývá časový management (time management). Z toho je vidět, že to asi není jednoduchý proces :-). Dříve, než si se tomu managementu budeme věnovat, řekneme si, jak čas rozdělit na jednotlivé úkoly a dny. A zase - než to rozdělení můžeme udělat, je třeba předem odhadnout, jak dlouho který úkol potrvá. Ve skutečnosti tyto dva procesy jdou ruku v ruce. U malých, nenáročných úkolů - kratších než řekněme tři hodiny - je to lehké.

Snažíme se prostě - pokud možno - udělat je celé během jednoho dne nebo si je rozdělíme na dva dny: jeden třeba na přípravu hrubé práce a druhý den na finalizaci, konečné provedení. Tam, kde úkol trvá déle, odhadneme, kolik hodin na to můžeme denně maximálně věnovat a tak dostaneme počet potřebných dnů. Většinou nemůžeme dělat jen na jednom úkolu celý den, takže si celkové hodiny rozdělíme po dvou či po třech hodinách. A možná, že na tom ani nebudeme moci pracovat každý den, pokud nemáme dost času, i to je potřeba uvážit. Předem také musíme počítat s tím, že při rozdělení na několik dnů nám do toho něco vleze nebo nebudeme moci vždy strávit celý předem určený čas - ale o tom si řekneme později.


Zde bych chtěl upozornit, že při běžném plánování úkolů se používají tzv. manhours, tj. celkové hodiny skupiny, které se pak rozdělí na pracovníky, abychom dostali počet hodin na osobu (nu tak lehké to není - ne každá osoba bude mít třeba stejný počet hodin :-). Zde se ale spokojíme s hospodařením času pro jednu osobu, čili tím tento problém odpadá, budopou to prostě jen hodiny. Ovšem samy metody budou stejné a chcete-li to rozšířit pro práci na úkole, které se zúčastní více osob, každá s jiným časovým "podílem" práce, není to takový problém.

Protože odhad času pro studium, třeba na vysoké škole, není sice ten nejtěžší (můžeme si vše zařídit a udělat sami :-), ale zato je enormně důležitý, rozhovoříme se zde o něm více, už proto, že je na to v podstatě podobný postup pro různé studijní obory. Nejkritičtější je ovšem odhad času pro přípravu na zkoušky, kde pochopitelně musíme dělat celý den a někdy i kus noci :-). Aby to nebylo nudné, lépe řečeno únavné, doporučoval bych prostřídat během dne alespoň dvě různé kapitoly či části anebo věnovat nějaký čas opakování toho, co už jsme nastudovali, případně provádět sebezkoušení, případně příklady. A přitom je třeba věnovat čas i odpočinku: únava je totiž - vedle rozptylování - největší nepřítel studia. Ovšem pozor na to, aby toho odpočinku nebylo zase moc :-). Lepší je rozhodně víc krátkých přestávek než jen jedna dlouhá.



Zažívací čas.

Je známý - dosud asi nedokázaný, ale zato osvědčený - axiom, že k pochopení látky je třeba určitého "zažívacího" času, kdy zdánlivě nic nestudujeme, ale mozek přesto pracuje. Dosud se dobře neví, co v té době mozek dělá, ale už se vám asi stalo, že jste zrovna, když jste mysleli na něco jiného, dostali nápad, jak vyřešit nějaký problém. U profesionálů se to stává často, bohužel jim firmy za tento čas neplatí :-). Raději si proto třeba i kapitoly rozdělíme, abychom na nich mohli pracovat více dnů - tím se automaticky prodlouží ono zažívání, leccos se ještě jaksi "samo" pochopí navíc a také se to pak lépe pamatuje.

To jde ovšem dobře jen při studiu během roku, ale ne před zkouškou. Tam to záleží na jednotlivci, zda je vůbec schopen se tak rychle "přepínat". Ten, kdo se hodně učí během semestru, si to může třeba i předem vyzkoušet, zda mu to "přepínání" jde - má totiž už leccos zažité, to jest nejen pochopené, ale i zapálené do dlouhodobé paměti. A navíc už třeba i zvládá techniku rozdělení látky na jednotlivé úseky - to je to nejdůležitější.

Rozhodně to ale nedoporučuji zkoušet až přímo při přípravě na zkoušku. Ale i tam pak přesto můžeme něco zavést: denně alespoň děláme třeba napůl teorii, napůl příklady (tam kde se pak u zkoušky počítá), tedy nic drasticky odlišného, ale hlavně změnu: lehké pasáže prostřídáme s těžkýni a ty těžké prosím nedkládáme, i když máme později dost času (můžeme totiž ještě navíc zapomenout i to, co už známe, ale pořád ještě nepochopit to těžké :-). Ale i ty příklady si můžeme rozdělit napůl, druhou půlku dělat třeba až další den. Zkoušky jsou nejvíc náročné, nejen na paměť, ale i na to, že z nedostku času musíme denně dělat třeba až tři různé kapitoly - tma musíme být opatrní.

Učení na etapy.

Jaké jsou výhody "rozděleného" učení, tj. učení na etapy? Na první pohled nejsou možná zřejmé, ale dostanete větší přehled, poznáte hlubší spojitosti a dokonce si lépe ozřejmíte, kde je potřeba probrat si to ještě hlouběji, detailněji. Je to totiž také i jakési sebezkoušení paměti: lehce pak poznáte, kolik si z předešlého dne pamatujete :-). A na konci si pochopitelně udělat shrnutí všeho.

Uvedu příklad: na jednu zkoušku jsme jako studenti mívali v průměru tak týden a tak jsem si původně nechával předposlední den na shrnutí a poslední den na nicnedělání, tj. relaxaci. První, co odpadlo, byl ten den nicnedělání - to byla na první pohled ztracená sedmina času :-). Není to ale pravda, je třeba, aby se člověk před zkouškou uklidnil a využil ten den jakožto "zažívací", kde se látka sama v hlavě urovnává a upevňuje. Může se vám to zdát jako fantazie, ale je to dokázaný fakt. Stejně jako je fakt - pokud to nevíte - že při učení v mozku narůstají spoje mezi neurony, ano, biologicky tj. přímo fyzicky, neurity a dendrity. To je pochopitelné - zapisování do lidské paměti je jiné než u počítače a neuron slouží nejen jako logická, ale zároveň i paměťová buňka.

Ovšem je zde i nebezpečí, že naopak člověk ztratí i ten přehled, který ještě měl v tom předešlém dnu, zvláště pokud si během roku příliš látku neprobíral a neopakoval. Navíc mi také bylo jasné, že bych ten "volný" den žádný klid stejně neměl, jen výčitky sdědomí (z nicnedělání) - prostě to nešlo tak dělat. A tak jsem ten den nicnedělání zrušil ( hlavně proto, že jsem v mých odhadech značně podceňoval potřebný čas :-) a tak jsem poslední den věnoval hlavně přehledu. A věřte mi, večer jsem měl sice pocit žalosti, že takhle jsem to měl znát, ještě než jsem se začal učit ke zkoušce :-), ale i zároveň i dobrý pocit, že jsem strávil ten den přece jen užitečně. Tak jsem to pak dělal po celé studie, protože se mi to osvědčilo - člověk to prostě musí vše vidět z jiné perspektivy a v určitých souvislostech. Občas jsem si na ten den odložil i opakování nějaké těžké pasáže, ty se zkoušejí nejvíc a potřebují důkladně probrat :-).

Proč potřebujeme odhadovat čas?

Zdá se to zbytečná otázka, znám ale hodně lidí, kteří si věci vůbec předem neplánují anebo ani neví, kolik co zabere času. To má velkou nevýhodu - takoví lidé většinou ani nemají svůj "jízdní řád", tj. neví dobře, jak při daném úkolu postupovat, rozhodně tedy ne ekonomicky. Tak například při studiu jdou prostě stránku za stránkou, nebo si vybírají, co dělat, ale až "za pochodu". Nejen že neví, kdy asi skončí, ale nemají ani časovou návaznost na další úkoly. Tak například v zaměstnání, když ve 2 hodiny odpoledne musí na mítink, ani neví, zda už třeba mohou zatím získat částečné výsledky, které tam mohou - s výhodou - předložit. Anebo naopak stráví plno času na maličkostech a k jádru věci se nedostanou. Pochopitelně ztratí i mnoho času, protože nepoužili to, co už je tu známo pár tisíciletí: práci si předem připravit a plánovat. Jak uvidíme dále, to je ale pořád ještě jen začátek hospodaření s časem a zdaleka ne to nejdůležitější, tím je vždy teprve ten samotný výsledek práce.

Nechápejte mě špatně, nejde jen o ono zdiskreditované "plánování", které nám kdysi vnucovali samozvaní plánovači-diletanti, jde tu o chápání celého procesu a nabývání zkušeností. Především je třeba dobře vědět, co se jak dělá a jak dlouho to trvá. Jenže mnoho velkolepých plánů selhává právě na realizaci. Už Goethe řekl, že šedá je všechna teorie, ale zelený je strom života. Nu a naši plánovači ten strom jenom "hnojili", ale růst mu nepomohli.

To chce ovšem opravdové zkušenosti: nejen v té práci, ale i v odhadování časových nároků. A jak se říká, teprve výcvik dělá mistra. Potřebujeme to například i proto, abychom mohli správně odpovědět šéfovi, když nám dá úkol a zeptá se, jak dlouho nám to potrvá. Pochopitelně, když to odhadneme na čtyři hodiny, přidáme si něco jako rezervu, obzvláště když ještě chceme mezitím jít na oběd nebo telefonovat manželce. Čas, který strávíme jen na úkolu a celkový, reálný čas není totiž jedno a totéž. Na tos e často zapomíná :-).

Je to věc těžká . . ."

Ano, není to lehké, ale jen praxe nám řekne, co a jak. A třeba se vás šéf ani nezeptá, jak dlouho to potrvá, ale přímo řekne, že to chce mít za dvě hodiny. Nu pak už vám pomůže jen tato kniha, ale tu za dvě hodiny ani pořádně nepřečtete :-). Ale vážně, když víme, že to za tu dobu nestihneme, je lépe mu to říci hned, než až pak. Ale jak zjistíme, že to nestihneme? Nu to už není jen odhad času, ale třeba i toho, že neseženeme danou informaci, nestihneme to vypočítat, změřit či napsat a v neposlední době třeba neseženeme lidi, které k práci potřebujeme nebo dokonce proto, že ani nevíme, jak na to. Jindy je to ovšem jen prostá otázka času, kde to prostě vyžaduje více hodin a tam je to potřeba velmi dobře zdůvodnit. Nejlépe je se odvolat na podobný případ v minulosti. A i když vám třeba šéf neuvěří, vy jste ho informovali předem, máte alibi a to trochu ztlumí náraz dopadu.

Jak odhadovat?

Detaily si řekneme později, protože to je jiné případ od případu a často je třeba tzv. "znovu odhadovat" a přehodnocovat, když jsme se mýlili nebo když se změnila situace. Zde tedy jen pár hlavních bodů, na které se často zapomíná - pokud si je vůbec uvědomujeme:

1) Odhadnutý čas je dvojí, řekli bychom "čistý", tj. kolik to skutečně zabere, a "hrubý", s přihlédnutím na časové využití pro ostatní úkoly, rezervy na čekané události plus rezervy tak zvaně "navíc", právě na ty věci nečekáné (ale vytušené :-). Čistý čas je ovšem čas čistě "pracovní", nepočítáme tam přestávky, prostoje a podobně. Často se odhaduje dvojí čas : minimální a maximální - ale to se hodí už pro dlouhodobé, složité plánování a podle mé zkušensoti to nadělá víc zla než užitku: každý totiž jede pak jen podle maximálního času, rvá to dlouho anebo zase všichni čekají na toho pomalého :-). Skutečný čas je pak ten čas, kolik to opravdu trvalo ( i ten může být "čistý" a "hrubý", podle toho, jak jste plánovali).

2) Podhodnocení je více nebezpečné než přehodnocení, ale to neznamená, že můžeme natahovat odhad času nesmyslně do délky.

3) Účel odhadu je dvojí: buď soukromý: tj. odhad, který je jen pro nás, pro naši informaci či plánování anebo pro studium. Zde hraje největší úlohu čas čistý: nemůžeme to totiž udělat za kratší dobu než je čistý čas (utrpěla by kvalita), ale můžeme - při vhodném plánování - přiblížit skutečný čas co nejvíce tomu "čistému". To nám slouží k lepšímu provedení práce a hospodaření s časem. Zde je potřeba využít svých zkušeností a hlavně být k sobě samému zcela upřímný. Jak dalece budeme přesní se totiž vždy projeví až na výsledku a to je často už velmi pozdě.

4) Účel odhadu - veřejný: tj. všechny dohady, které jsou sdělovány ostatním, hlavně v práci a podobně. Zde zásadně zveřejňujeme jen odhady hrubé: jsou to často vlastně už i sliby a ne každý to bere jen jako odhad. Tam je dobré vždy připsat i to, že se jedná o náš nejlepší odhad, ale pořád ještě jen odhad, na rozdíl od závazného slibu. Pochopitelně, že toho nezneužíváme - to se lehce pozná - ale musíme si vytvořit určité alibi, už jen proto, kdyby byl náš odhad chybný. Na tom, jak dalece odhad pak splníme, závisí totiž často naše reputace, job a často i existence.

5) Rezervy: zde záleží na zkušenosti - neberte rady druhých příliš vážně, jsou většinou dobré jen pro ně - a možná ani to ne :-). Vyzkoušejte si to raději předem, třeba na podobných úkolech. Pak nejlépe poznáte podle vašeho tempa, pečlivosti, prostředí, spolupráce a ochoty ostatních, kolik to asi chce. Není třeba dělat časovou rezervu u každé položky, jen u těch, co zaberou nejvíce času. Někdy stačí prostě přidat pět, jindy až třicet procent čistého odhadu. Poznámka: nemáme zde na mysli rezervy materiálové či finanční, které figurují v rovnici [1]. Tam mimochodem dáváme pro všechny položky vždy jen jeden, tj. čistý anebo jen hrubý odhad, to podle účelu - a míchání obou odhadů se nedoporučuje.

6) Kdy dělat odhad a kdy ne: ano, ne vždy je dobré dělat odhad - například když vím, že nebude dobrý, užitečný anebo bude zneužit proti mně ( i to se stává!). Nemáme-li dost zkušenosti s odhady, nechme to na někoho jiného (když už ne ten úkol, tak alespoň ten odhad :-). Z vlastní zkušenosti ale vím, že plánovači nejsou ti nejlepší odhadci - nemají prostě praxi v tom či kterém úkolu, jedou hodně mechanicky a jakmile to odhadnou, nejsou ochotni to pak změnit nebo dokonce přiznat chybu.

7)Nejen odhad, ale i podpůrná akce: Často musíte svůj odhad prosazovat "nahoře" i žhavou diskuzí či neústupností. Pochopitelně to dělejte jen chcete-li víc času, než vám dávají. V případě opačném - dají-li vám více času - berte to jako bonus (aniž byste to ale dali najevo :-). Udělat to totiž můžete dřív a pak ušetřený čas využít jinak, nebo dokonce to prosazovat jakožto důvod k přidání ( na platu, ne přidání práce, i když většinou dostanete spíše to druhé! :-) Má to totiž pak i negativní psychologický důsledek: když jste to udělali dnes dříve, zítra to budou chtít ještě dříve - i když se třeba i jedná o něco úplně jiného, kde to už prostě nejde!

8) Není pravda, že špatný odhad je lepší než žádný! Představte si špatný odhad v plánu, kde spolupracuje více složek či oddělení - pak to ohrozí celý výsledek, nemluvě o tom, že zatímco jedni se dřou, druzí čekají se založenýma rukama.

9) I dobrou práci lze znehodnotit špatným odhadem: práce se totiž hodnotí nejen podle výsledku, ale i podle toho, je-li udělána včas. Vysvětlujte pak někomu, že to chce dva dny navíc - neberou to z hlediska toho, že jste to špatně odhadli, ale že prostě nejste schopni udělat práci v čas. Následky jsou ovšem jasné. Málokdo si tohle uvědomuje a přitom je to rozhodně stejně důležité, jako práce sama. Důležitost odhadů je často hodně podceňována a pak to stojí peníze, často i existenci firmy. Nejde jen o časové odhady, ale i samotný trend: dvakrát se mi stalo, že jsem změnil job a později ta stará firma zkrachovala - nebo že by to bylo právě proto, že jsem odešel? :-).

10) Hospodaření s časem začíná u odhadu: Příliš krátký odhad je nebezpečný sám o sobě, zbytečně dlouhý odhad vám zase nejen zdrží výsledky svým pomalým tempem, ale dlouhodobě vás ochudí právě o čas, který jste mohli využít jinak. Dalo by se říci , že je zde potřeba jakýsi druh optimalizace neboli vylaďování. Šetřit čas za každou cenu je ovšem hloupost: vždy se musím smát, když vidím v nějakém filmu manažera, jak šetří čas tak, že se při mítinku i holí - obojí pak ovšem dopadne špatně.

11) První odhady, hlavně nemáme-li dost zkušenosti, nebudou příliš přesné, aleod toho je tady právě proces učení - po určité době budeme opravdu mistry v odhadu.

12) Odhady je třeba stále kontrolovat podle plnění plánu : musíme zjišťovat, zda se zpožďujeme ( či jsme vpředu - oproti odhadu - a to nejen, abychom mohli opravit plán, ale také abychom se z toho poučili. Tak např. je totoa zpoždění díky špatnému odhadu nebo okolnostmi? I ty mohou být dvojí: buď čekané ( opět je tu třeba ta zkušenost) anebo nečekané. Při opětném provádění stejného úkolu už musí náš odhad právě počítat se vším.

13) Odhad času není jen pro to, abychom zjistili, jak dlouho co potrvá nebo jak to zlepšit: tak například ve výrobě tím sledujeme i produktivitu, předem můžeme určit přesněji celkové náklady a tedy i zisk. Může se totiž stát, že jsme díky šptnému odhadu nasadili pro výrobek i neúměrně malou cenu.

14) Správný dohad zahrnuje i přípravu, zaběhnutí procesu, případně opotřebování nástrojů, zkoušení a různé ztráty či opravy. Tak například děláme-li překlad z jiného jazyka, potřebujeme sehnat slovník, oprášit si jazykové znalosti, udělat hrubý překlad, upřesnit jej, opravit češtinu, nechat si to zkontrolovat a pak vytisknout.

15) Hospodaření s časem opravdu začíná už u odhadu.