Autor :
Jan B. Hurych
Název :
UMÍME HOSPODAŘIT S ČASEM? (9.)
KONEC VŠE NENAPRAVÍ
Už jsme si u řekli, že jsou dva druhy plánování: jedno je pro dohotovení projektu včas ( nebo co nejrychleji) a druhé je pro ekonomii času. To první je velmi náročné, obzvláště, je-li málo času. Spěchání na něco může
snížit kvalitu projektu nebo dokonce pokazit určité procesy, případně ohrozit celý
projekt a to nejen časově. To druhé většinou použijeme na takové procesy, které se často
opakují, nebo jsou tak časově zatěžující, že je třeba je nějak vylepšit či vyvážit, abychom získali i čas na něco jiného, abychom prostě v daném čase udělali co nejvíc.
Je také možná kombinace obou způsobů - jistě, ale protože jsou metody jiné, moc bych to dohromady nemáchal. Tak například ekonomie času vyžaduje dlouhodobé akce, na které při konkrétním projektu nemusímne ani mít čas. Při každém plánování je jistě to vedlejší podřízeno tomu hlavnímu. Také kriteria úspěchu, tj. co považujeme za úspěch, jsou různá. Nedokážeme-li něco včas, dá se to třeba ještě napravit - dají nám víc času, ale vždy to něco stojí. Nestihneme-li ale se dobře naučit na zkoušku, můžeme propadnout a to je daleko horší, než jen nestihnout pořádně nějaký detail. Na druhé straně když nestihneme ekonomii času
na sto procent, ale jen na devadesát, je to pořád ještě úspěch, věřte mi.
Ekonomizovat, ekonomizovat!
Podívejme se tedy nejprve na tu druhou kategorii - hlavně proto, že malé nebo nulové úspory času vedou často i k přepracovanosti nebo nedostatku času pro ty druhé, kritické úkoly. Díky tomu, že neumíme omezit čas na telefonu, neumíme rychle hledat literaturu
či reference, strávíme moc času čtením e-mailů či nedokážeme říci "ne!" neplánovaným návštěvám kolegů, je pak náš čas rozsekán na
příliš dlouhé přestávky a jen krátké intervaly, kdy skutečně aktivně pracujeme.
Ekonomizovat ovšem ještě zdaleka neznamená jen šetřit čas. Musí to být systematická a stále probíhající činnost - a samozřejmě předem naplánovaná. Než začneme, musíme si ujasnit, jak dalece čas maříme, oblasti, kde ho nejvíc maříme a co s tím chceme udělat. Na to ovšem potřebujeme kriteria - a buďme nesmlouvaví. Zajímáme se
především o čas, takže pokud si to nepamatujete, je nejlépe si vést deník, řekněme jen prvních pár týdnů. Předem si to
rozdělíme na kategorie a zjistíme, že:
1) U telefonování: kolik celkového času to zabralo, kolik telefonů z celkového počtu opravdu mělo souvislost s mými projekty a odhadněte si, kolik procent toho času by na to bývalo stačilo.
2) U mítinků: to samé, jenže pozor: na mítinky musíme skoro vždycky jít - čili čas přímo neušetříme, ale můžeme se tam věnovat částečně něčemu jinému - tak například v nudných pasážích, například když se ostatní hádají :-) - se začtu do papíru, kde
jsem si napsal, co mám nutně udělat, případně si formuluji úkoly,
sepisuji si, co mám komu říci do telefonu, atd.
Přitom mohu levým uchem poslouchat, ale to vše už naznačuje, že můj čas nebude
stoprocentně využit. Takové náhradní úkoly si naplánuji ještě před schůzí, stačí
jeden či dva. Zásadně při schůzi nestuduji problémy či projekty, nemohu se stoprocentně soustředit. A když už
nemohu nic jiného dělat, alespoň se duševně relaxuji. Pochopitelně bych se raději relaxoval jinde, ale takhle si to alespoň za počítám do mé denní,
beztak dost malé relaxační porce.
Čas na mítincích lze často zkrát it tím, že odejdu dříve. Do mého seznamu označím čas na mítincích jako z 60ti až 80ti procent ztracený, ale bohužel ho nejde víc zekonomizovat. V případě přednášek - coby student - se jim ovšem věnuji stoprocentně, jinak je lepší na ně vůbec nejít.
3) U neplánovaných návštěv: pokud vím, že to budu moci rychle skončit, věnuji se jim - člověk si nechce udělat nepřátele - a návštěvu ukončím tím, že slíbím, že se na problém podívám. Pokud už předem vím, že
by to bylo dlouhé, prostě řeknu, že jsem momentálně zaneprázdněn a že dotyčného
navštívím, až budu mít čas. Nikdy nepřistoupím na to, že mě navštíví zase on.
To se většinou zeptám: "A jak budeš vědět, kdy mám čas?" V takovém případě
ho navštívím v době jeho oběda, abych mu naznačil, jak málo času mám :-). U inteligentních lidí
tohle úplně stačí, aby už neotravovali. Zásadně se nezavazuji, že něco dodám, ale jen "že se na to podívám". Pokus jsme dotyčnému pomohl, brzo vyžaduji nějakou službu na oplátku - pokud to neudělá, má u mě konec. Prospěch z takových návštěv je totiž absolutně nulový, ne-li
přímo negativní: dejte jim prst a seberou vám celou ruku. Zde si prakticky značím ten čas vždy jako ztracený.
4) Pravidelné denní akce: i zde lze určit, jak dalece tento čas mařím přídavnými prostoji či zbytečnými úkony: tak například vybírání faxů - ty stačí kontrolovat dvakrát denně, s výjimkou, jen když čekáme nějakou urgentní odpověď.
5) E-mail: označím celkový čas, tj. na čtení i psaní a kolikrát denně ji prohlížím, jak dalece a často zbytečně dlouze odpovídám, zda to vše dělám ten samý den nebo ne.
Nezapomínejte, že oddálíte-li odpověď, oddálíte i další dopis
od nich :-). Opět, inteligentní adresát se přizpusobí, když ne, oddalujeme ještě víc.
6) Různé prostoje rozdělíme na dvě pod-kategorie:
a) opakované ( těm věnujeme větší pozornost)
b) neopakované ( s těmi moc nepořídíme, jen musíme odhadnout, jak se takovým
v budoucnosti vyhnout)
7) čtení - všeobecně. mimo e-mailu, opět rozdělím na:
a) odborné - tam posoudíme spíše obsah a rozsah čtení, zda bychom měli číst více či méně
b) to ostatní - opět, kolik z toho bylo užitečné a zda bylo vůbec třeba číst celý text.
8) psaní - všeobecně, mimo e-mailu:
a) odborné
b) to ostatní - a vyhodnotit podobně jako (7)
9) verbální komunikace, mimo telefonování, tj. debaty vyvolané námi, debaty s šéfem, krátké porady s experty a opět:
a) odborné
b) to ostatní - a vyhodnotit podobně jako (7)
10) studium - to by mělo být jen odborné, proto bych to rozdělil na:
a) lehká kategorie
b) těžká kategorie.
a opět posoudit, kde a jak přidat či ubrat. Každý student se pochopitelně měl věnovat této ekonomizaci nejvíc. Každopádně si musí předem prolistovat skripta, aby viděl, co ho v budoucnu čeká.
Tak bychom mohli pokračovat, ale to už si jistě doplníte a pochopitelně i upravíte sami.
Tak anpříéklad je-li někdo student, tak jaksi nemá vedoucího - jen sebe :-) - ale zato
hromadu jiných aktivit, které jsem tu nejmenoval.
Nejmenoval jsem tu volný čas a snažit se uhodnout proč . . . Zásadně se nesnažíme ekonomizovat tak, že si ukrádáme volný čas.
Ten patří do jiné kategorie: buď ho máme dost anebo ne, ale to bychom začínali od špatného konce. Asi jako kdybychom chtěli namalovat lepší obraz - to není otázka času, ale umění, zručnosti. Navíc ukrádání osobního času má negativní účinek na naši motivaci a odpočinek.Ovšem když máme hodně volného času, něco asi také děláme špatně. Máme-li ho málo - a je-li naším cílem jen získat ho víc - pak je ekonomizace tou nejlepší cestou. Ale nezapomeňme jedno: u ekonomizace máme výhodu, že co nevylepšíme dnes, můžeme vylepšit zítra.
Vlastně co to říkám, musíme, vždyť to je nekonečný proces.
Ale udělejme si příklad a hned i vyhodnocení, zde je to pro půl měsíce.
Poslední sloupec, "ušetřený čas" je míněn jako kdybychom měli účinnost na sto procent). Zatím nepředpokládáme, že by se naše pracovní zátěž snížila (například počet e-mailů) - pokud to jde, taková opatření uděláme ještě před tímto rozpočtem. Účinnost nejprev jen odhadneme, později si ji můžeme ověřit, když zjistíme, kolik jsmeopravdu ušetřili.
KATEGORIE |
HODIN |
ÚČINNOST |
UŠETŘENÝ ČAS |
1) telefony |
5 |
30% |
5(1- 0,3)=3,5 |
2) mítinky |
3 |
20% |
2,4 |
3) návštěvy |
1,5 |
0% |
1,5 |
4) akce |
3 |
70% |
0,9 |
5) e-mail |
2 |
50% |
1 |
6) prostoje |
2 |
0% |
2 |
7) čtení |
5 |
80% |
1 |
8) psaní |
6 |
60% |
2,4 |
9) verbální |
8 |
70% |
2,4 |
10) studium |
10 |
80% |
2 |
CELKEM |
45,5 |
. |
19,1 |
Výpočet v posledním sloupci se získá tak, že se vezme číslo v druhém sloupci a násobí doplňkem čísla v třetím sloupci do 100% (např. je-li to 80% pak to číslo bude 20%, čili 0,2). Nec hcete-li se trápit s procenty, odhadněte si čas v posledním sloupci přímo.
Uspořili jsme tedy celkem 19,1 z 45,5 hodin, čili skoro 42% času. Ale nehleďme na procenta - získali jsme prostě skoro 20 hodin, které můžeme věnovat něčemu lepšímu. Podle velikosti uspořených hodin také vidíme, kde je nejlepší nasadit naše ekonomizování - nejdříve začít jen u jedné složky, nejlépe tam, kde ušetříme nejvíc hodin - a pokračovat později i u těch ostatních. Tak například u čtení to znamená buď zlepšit technologii - jako třeba číst rychleji (viz naše kniha UMÍME DOBŘE ČÍST?) nebo výběr - co číst a co ne, nebo metodu - nečíst vše až do konce.
Jak to udělat včas.
Jak už jsme si předem řekli, při tom prvním druhu plánovaní je čas ukončení úkolu a dodání výsledků ( ať už jde o výrobek nebo třeba zkouška z nějakého předmětu) určen předem a je neměnný, tj. bereme ho jako konstantu. Následky mohou být kritické a proto si hned musíme udělat časové rezervy, i když jich často moc nebude :-).
V celé knize se vlastně pořád bavíme o tom, jak co stihnout, nakousneme to teď zase trochu jinak.
Pokud podezříváme, že to nestihneme, tak si uděláme rozbor a pokud to nestačíme, tak do toho prostě nejdeme. Co je platné něco vyrobit
napůl, když to zákazník nebude chtít? Co je platné, že jsme se naučili napůl, když zkoušku uděláme na nedostatečnou?
To jsou ale spíše výjimečné případy, většinou se rozhodneme, že to udělat - a dokázat - musíme. Už jsme si ukázali nevýhody plánování, kde je mnoho neznámých, jak dělat
"trade-off" a jak předvídat možné průšvihy. Čas je naším největším, ale ne jediným nepřítelem. Co potřebujeme, je reálný pohled. Musíme si uvědomit, že stejně
jako škodí přehnaný optimismus, ani pesimismus není tou nejlepší filozofií.
Především srovnáme situaci s tím, co už známe, co už jsme
dělali a dokázali, případně nedokázali. Když jsme něoc předtím nedokázali, musíme vyšetřit, neboa lespoň odhadnout, zda to byla otázka náhody či ne, případně si zjistit pravděpodobnost této náhody.
Podobně si osvěžíme zkušenosti, čeho se vyvarovat, co a jak jsme o nakonec
opravili a podobně. Že ty zkušenosti nemáte? Nu možná, že je má někdo jiný, možná, že
vám i pomůže!
Jak jste si jistě všimli, tyto knihy jsou psány pro
inteligentní lidi, ty, kteří nejen rádi přemýšlejí, ale kteří se i rádi poučí - od sebe i od druhých. Pokud si dáte nějaký úkol, dejte
do něj vše: pak budete mí čisté svědomí, že jste udělali opravdu vše. Není totiž pravda, že někdo má pořád smůlu - on si to často namlouvá, protože se bojí ukázat prstem na sebe. Na druhé
straně není chyba předem si přiznat, že na něco nestačím a místo toho
udělat něco jiného,
stejně cenného. Já osobně jsem stoik, ale ne fatalista. Jistě znáte tu modlitbu stoiků: " Bože, kéž
mám dost statečnosti, abych změnil to, co změnit mohu, dost trpělivosti, abych neměnil to, co změnit nemohu a rozum, abych uměl ty dvě věci rozeznat . . ."