Autor :
Jan B. Hurych
Název :
UMÍME HOSPODAŘIT S ČASEM? (4.)
PRIORITY ANEB JAK OPTIMALIZOVAT ROZDĚLENÍ ČASU
Při určování co budeme kdy dělat se nutně musí řídit výsledkem, který chceme dosáhnout. Popíjení kávy a čtení nějaké technické zprávy může být
nejen docela zajímavá zábava, ale i užitečná práce. To vám ale určitě
nevynese u šéfa tolik bodů, jako dobře udělaný úkol, pro který mu už dávno nahoře myli hlavu.
On si totiž vůbec nemusí všimnout, že při té kávě vlastně čtete něco
opravdu důležitého a může vám to spíše ublížit :-).
Ale nám tu nejde o psychologii, ale hlavně o výsledky - a pořadí jejich důležitostí, jinak též nazývané
priority, to je naše hlavní východisko při sestavování časového rozvrhu. Nebudeme tomu
ještě říkat plánování, protože to si vyžaduje zase ještě mnohem více . . .
Takže to chce priority - no prosím, ale jak je určíme?
Především si sepíšeme seznam úkolů, které máme udělat a hned si je rozdělíme na
tři kategorie, které napíšeme jako tři sloupce :
MUSÍM |
hodin |
CHCI |
hodin |
OSTATNÍ |
hodin |
. . . |
. . . |
. . . |
. . . |
. . . |
. . . |
. . . |
. . . |
. . . | . . . |
. . . |
. . . |
Do sloupců pak napíšeme jednotlivé úkoly, které označíme podle
pořadí důležitosti písmenem abecedy nebo číslem.
Ty co MUSÍM najdeme lehce, to jsou ty, které nám určili ti druzí, většinou
šéfové anebo jsme sami přišli na to, že jsou pro nás skutečně nutné. Ty zbývající pak jsou ty důležité, ale když je neudělám tento týden, moc se nestane - to bude kategorie CHCI. Nu a zbytek sice sepíšeme, ale dál se s tím zatím vůbec nezdržujeme -
to je například vše OSTATNÍ, co na nás chtějí ti druzí, ale nemá to žádnou vysokou prioritu. Patří tam rozhodně laskavosti našim přátelům a často i žádosti od lidí v zaměstnání, kteří nejsou našimi vedoucími
(ale pozor, může to mít nějakou souvislost s naší prací, tady opetrně :-). Studenti mohou
mít jiná kriteria, ale ty tři skupiny pro ně platí také. U každého úkolu si hned napíšeme i odhad hodin, jak dlouho to asi potrvá.
Pro začátek raději odhadneme více času a jak už jsem říkal, při delších úkolech si je snažíme rozdělit po dvou či třech hodinách na jeden
den - výjimky pochopitelně jsou.
K tomu malou poznámku: snažil jsem se v životě vyhovět takovým přáním přátel, než
jsem zjistil, jak mnoho času mi to zabírá a udělal jsem tomu drastický konec. Teda v zaměstnání, abych to upřesnil -
ano, často se jedná jen o pohodlnost těch druhých anebo o jejich
neschopnost - je to prostě zneužívání vašeho času, který v zaměstnání
- jestli jste si ještě nevšimli :-) - nepatří vám, ale těm, co vás za to platí.
Jeden takový otrava, který pořád sháněl nějakou technickou
informaci - ale nikdy mi tu laskavost neoplatil (ani nemohl :-) - mě už dokonale naštval. Konečně jsem ho
odpálil prohlášením, že můj čas je drahocenný a že mi bude muset za moje informace platit. A ať si vybere,
že má dvě možnosti: buď za dolar nebo za deset dolarů. Skočil mi na to a chtěl tu za dolar - řekl
jsem mu tedy, že v přízemí je firemní knihovna a tam že si to může najít.
Pochopitelně jsem nedostal ani ten dolar - o ten ale nešlo, šlo o
to, aby mu to došlo :-). A od té doby mě neobtěžoval, ale nebojte
se o něj, šel otravovat někoho jiného. A já ; jsem získal zpět
ten čas, který jsem nutně potřeboval na můj projekt.
I to se tedy musí považovat za hospodaření s časem - jistě jste si už
všimli, že vám někdo volá do práce skoro každý den ve stejnou hodinu a zdržuje vás nějakými blbostmi -a mluví a mluví. Můžete se
vsadit, že je to jeho "čas kávy" pro který se rozhodl zneužít zrovna vás.
Později si řekneme o hlavních zdržovačkách při práci, zatím snad jen to, že tyhle věci rozhodně nepatří ani do kategorie
OSTATNÍ!
Priority.
Každou z kategorií MUSÍM a CHCI si přerovnáme podle důležitosti. Jak to poznáme?
Předavším podle toho, jak by nesplnění hrozilo vaši práci či dokonce existenci. Opět, některé úkoly, které nám dá šéf, jsou přímo dány tím, jak moc by
se šéf rozčílil, kdybychom je neudělali včas (nebo nedej bože vůbec). A hned si
také řekněme, že do našeho rozvrhu musíme dát všechny úkoly, které patří do skupiny MUSÍM. Že to vše v tom samém týdnu nestihneme? To také není vždy nutné a jediná věc, kterou
tedy můžeme ovlivnit, je KDY to přijde na řadu, udělat s eto prostě MUSÍ. A tady právě pomohou priority: nejdůležitější věci přijdou nejdříve. Pochopitelně bereme v
úvahu i to, kdy to asi šéf chce a podobně, ale rozhodně neodkládáme to, co můžeme
udělat hned, ať je to jakkoliv těžké. To znamená, že i když víme, že to tento týden nestačíme, měli bychom alespoň začít. Objevíme tak různé problémy předem. O těch, o kterých víme,
že je nedokážeme - ať už kvůli naší malé expertíze anebo jsou
riskantní,o těch si promluvíme se šéfem hned: buď potřebujeme pomoc anebo to musí
dát někomu jinému. Čím déle s tou promluvou otálíme, tím hůř pro
nás. Je to také jeho problém, že to dává někomu, kdo to nedokáže. Pokud
bude na tom stále trvat, pak ovšem máte problém vy - pak musíte urychleně
začít problém studovat nebo si sehnat pomoc sami.
Další poznámka: při určování časového rozvrhu se nikdy nemůžeme řídit tím, co se nám líbí,
to by byla ta největší chyba, kterou můžeme udělat. Prosím, můžeme přesunout
některé úkoly z kategorie MUSÍM do kategorie CHCI, pro odlehčení stressu, ale to je asi
tak vše. Pak, když jsme si do rozvrhu "namontovali" celou kategorii MUSÍM, doplňujme
ho úkoly z kategorie CHCI. Z té už nemusíme do rozvrhu na první týden dávat vše, můžeme leccos odložit na později (ale ne škrtnout, to sjme to tam vůbec nemuseli dávat! Nu a kategorii OSTATNÍ většinou nacpu do zbývajících volných míst, ale příliš se nad tím už nezamýšlím. Co z
toho OSTATNÍ nestihnu, prostě nestihnu a často to ani netahám na příští týden. To už je jen ekonomie "vycpávky" a často
to dosazuji až "za pochodu" nebo podle toho, jak se to vejde. Vím-li například, že to bude trvat
asi tak hodinu a já mám na to jen půl hodiny, nebudu to ani začínat a počkám, až budu mít tu celou hodinu (o tom ještě později). Při tomto procesu si také ještě lépe ozřejmím, co CHCI a co MUSÍM - a příště už to budu vědět lépe.
A ještě jedna věc: uvedeného rozvrhu
se pak držím, jinak bylo zbytečné ho vůbec dělat. Tady mi namítnete:
co když přijde šéf a chce něco extrémně rychle. Pochopitelně
tomu musíme dát přednost, ale naznačíme mu, že musíme odložit práci
na něčem jiném, možná důležitějším protože je třeba, aby to věděl.
Vedoucí si to většinou ani neuvědomují - nejen že tím narušují váš
plán - oni vám přímo kradou čas. Měl jsem takové šéfy, říkal
jsem jim "hasiči" - oni vždy hasili tam, kde se zrovna proklubával nějaký
plamínek a za zády jim hořely důležité úkoly. Oni jen řešili problémy tak jak přišly, ne podle důležitosti - a to byl amatérizmus první třídy! Hromada těch plamínků vznikala právě proto, že nebyl čas vyřešit jeden velký problém a tak se to pořád vracelo. A nezapomínejte, že přesunout
úkol na někoho jiného je také dobré řešení, i když tím asi
nevyhrajeme u šéfa v soutěži popularity. Může nám to ale někdy
zachránit i job.
Vytížení a zatížení.
Vytížení je prostě plné využití času - pochopitelně
podle priorit. Nemůžeme si prostě dovolit mezery, kde nebudeme dělat nic. Tyto mezery ale není vůbec těžké
vyplnit: většinou máme víc práce než času :-). A když to či ono z kategorie CHCI nestihneme,
uděláme to později. Také pořadí důležitosti pro nižší priority už
není tak kritické: jsou tam hlavně proto, abychom si ulehčili výběr, jen takové vycpávky, ale zv yšují náš výkon.
Zatížení je něco zcela jiného: pracujeme-li na těžkém projektu, není dobré se na něm ničit po mnoho hodin denně. Těžký projekt sice
vyžaduje více hodin, ale většinou na to máme i víc dní. Dvě, tři hodiny denně je maximum, pokud to není
něco, co zrovna opravdu hoří. Člověk se delší prací totiž nejen unaví, ale hlavně
otupí. Nic víc už ho nenapadne, ale zato může udělat i kritické chyby. A jako dobrý hospodář nepřetáhne zátěž svého koně, ani my se nesnažíme vyčerpat naší hnací sílu díky přetížení.
I to je ekonomie hospodaření s časem. Podobně jako cyklista, snažíme se udržet si své síly, hlavně na úseky,
které jsou obtížné a vyčerpávající. Nu a to by měly být úkoly - pokud jste si to dobře zapsali - právě
ty z kategorie MUSÍM. A ještě poznámku: krátké úkoly děláme nejen na jeden tah, ale také - a to
hlavně - hned napoprvé správně. Ztráty času opravami nebo doděláváním práce se často podceňují, ale mohou být enormní.
Proto také nezačínáme práci na kterou nejsme připraveni, ale rozdělíme si ji na období přípravné, studijní
či experimentální a na skutečný čas, který jí budeme věnovat; někdy bude
mezi těma dvěma úseky i týden ( například čekání na dodávku přístrojů k měření,
atd.).
Praktický příklad.
Mohl bych se tu vypovídávát jak chci , ale nikdy bych nedokázal přiblížit problém víc, než praktickým příkladem. Začneme tedy s vaším rozvrhem, a použijeme Pomůcku (časový rozvrh), ta je až v další kapitole, teď tedy halvně návod. Tento program "rozvrh©" jsem napsal pro tento účel a má výhodu, že můžete vytvářet rozvrh interaktivně, tj. posunováním obdélníků s úkoly a také dynamicky, tj. v souvislosti s ostatními úkoly, viz obrázek níže (tadu n elze ob délníky posunovat, v další kapitole ano).

Jen pár poznámek kolem rozvrhu:
obdélníky do rozvrhu posunujeme myší (návod je v Pomůcce) , můžeme je ale kdykoliv později přesunout jinam, podle potřeby. Úkoly si označíme písmeny abecedy - současná pomůcka je jen na deset úkolů -
tj. začneme prioritami v kategorii MUSÍM. Jak už jsem řekl, doby přestávek, obědů atd. necháváme prázdné - v případě alarmu si tam můžeme ještě přihodit nějaký smrtelně důležitý úkol :-) Doby stabilních a
pravidelných úkonů, např. cvičení, pravidelné telefonování, čtení pošty, výcvik na počítači atd, zablokujeme černou barvou, ty nechceme zbytečně
měnit.
Jen jeden detail: MUSÍM jsou to věci, které prostě "musím udělat", nejen teda ty, co "musím udělat tento týden", i když ty druhé mají přednost. To nám také už naznačuje, jak dělat hned od začátku onen časový posun, tedy předem přesunout něco na později, musím-li udělat něco jiného dříve a nemám-li na to volný čas. Toto ještě není trade-in, kompromis, jak jsme se o něm zmínili, tam jde více než jen o posun! Nebudu zde probírat detaily, bude daleko prospěšnější, když se uděláte svůj vlastní rozvrh a začnete řešít své vlastní problémy. Ona pomůcka vám ušetří hodně papíru či gumování - ovšem pro začátek je nejdůležitější onen rozvrh opravdu splnit, to je jistě to nejtěžší.
Několik zásadních pravidel.
- Zablokujeme úseky, které jsou určeny pravidelným, opakujícím se úkolům
- Maximální počet hodin na den od stejné barvy: 3
- Delší počet hodin rozdělíme na několik dílů
- Začínáme s kategorií MUSÍM
- Nemusíme dosadit do rozvrhu všechny úkoly kategorie CHCI
- Co už se tam nevejde, odsuneme na další týden
- Pokud to jde, necháme si i časové rezervy - tj. volná místa
- Neváhejme změnit rozvrh i později, když máme vážné důvody
Uložené výtisky nelze vytisknout přímo, je je třeba nejprve "zblejsknout" z obrazovky pomocí tlačítka Print Screen (na
klávesnici) a okopírovat do grafického editoru, např. MSPAINT.EXE,
který je částí každých Windows (po otevření ťukni na Edit, Paste, File, Save a
uloží se to třeba na Desktop, tj. Plochu). To je pak náš výsledný rozvrh. Znovuotevřením programu Rozvrh© se totiž vše zase rozhází.
Na první
pohled by se zdálo, že je rozvrh vlastně jen otázka pošupování úkolů, ale když si uvědomíme, že navíc máme různé schůze či rande u lékaře anebo že určité úkoly musíme rozhodně udělat jen na určitý den, uvidíme, že
to není tak lehké. Zprvu se tedy nesnažíme o nějakou perfektnost nebo o totální využití času za
každou cenu, to přijde později.
Zde se zmíním ještě o jiné filozofii: jsou úkoly, které jsou
velmi krátké, většinou z kategorie CHCI. Já se je osobně snažím vsunout do volných míst rozvrhu až po umístění všech z kategorie MUSÍM - ale někteří lidé jimi rádi dělají vycpávky už během určování míst pro
kategorii MUSÍM. Mají tak plnější rozvrh a pokud jim to vyhovuje - tj. pokud to stačí vše
opravdu stihnout, protože často trvají úkoly déle, než je odhad - je to OK.
Osobně ale dávám přednost nejprve vyplnění kategorie MUSÍM a to i na úkor času kategorie CHCI, ovšem pravda je, že si v kategorii MUSÍM držím jen velmi málo úkolů, nejvýš 5.
Tak to zkuste zábavy a nezapomeňte, že je to jen cvičení, tedy i zábava :-).