bullet next back Autor : Jan B. Hurych
Název : UMÍME HOSPODAŘIT S ČASEM? (8.)





PRAKTICKÉ POSTUPY PRO HOSPODAŘENÍ ČASEM

Konečně jsem se dostali k jádru tzv. hospodaření s časem. Představte si, že jste samostatný majitel malé řemeslnické nebo umělecké dílny - nebo jste-li žena, pak třeba majitelka módního obchodu - a že musíte se dennodenně starat o svůj malý podnik, nejen aby neztroskotal, ale naopak vás uživil a prosperoval. Namítnete mi, že nic takového nevlastníte - nu ano, ale jste majitelem alespoň svého času . To je váš kapitál, jak s ním naložíte, to záleží na vás. Opět mi asi namítnete, že chodíte do práce a tam že vám nařídí co musíte dělat, nebo že jste student, který se prostě musí učit.

Ano, na první pohled nemáte příliš, jak se říká v mechanice, "stupňů volnosti", ale neříkejte mi, že si nemůžete řídit a plánovat váš čas anebo vylepšovat svou práci čas, abyste nějaký čas neušetřili. Pokud to tak je, pak jste buď někde v otroctví anebo nemáte představivost. Svoboda konání je základní lidská svoboda a pokud jste začali číst tuto knihu, jistě jste už přemýšeli o tom, jak zlepšit vaše hospodaření s časem, nebo ne? :-).




Zpět k naší rovnici.

Už jsme si povídali, jak plánovat, čeho se vyvarovat a jak napravit různé chyby, ale hospodaření s časem je ještě víc. Vrátíme se k rovnici (1), kde máme

 P= T + N + R + V        [1]

P-  je hodnota projektu (či úkolu nebo akce)
T - je čas námi na projektu strávený ( lépe řečeno mu námi věnovaný :-)
N- jsou náklady finanční, které platíme z vlastního
R  - jsou materiálové či časové rezervy
V - vypůjčené peníze, materiál či čas

S touto rovnicí pak ovšem můžeme různě manipulovat pro naše účely. Už jsem v druhé kapitole uvedl příklady, jako třeba jak si udělat rozvrh na stavbu plotu ( Jak snížit cenu projektu) nebo u studenta, který si potřebuje udělat rozvrh na těžký předmět, myslím školní (Jak ušetřit čas?). Prostě hledanou veličinu převedeme na levou stranu rovnice a všechny ostatní na pravou, tak například hledáme-li celkový čas:

 T = P - N - R - V        [2]


Jednodušší příklady

Pochopitelně některé složky budou nulové, například jsem-li student, nebudu mít možná žádné finanční ani materiálové rezervy, a v bance mi nepůjčí peníze třeba ani na knihy a vypůjčit si někoho, aby za mne udělal zkoušku také nepadá v úvahu. Navíc je často vyřešení finančních problémů tak obtížné, že je raději do rovnice ani nezahrneme, a rovnice (2) se pak změní na:

 P = T + R1

kde R jsou časové rezervy. Výhodou je, že zde můžeme pak použít jen jednotky času (tj. hodiny). Chceme-li tedy dodržet určitou hodnotu P (tj. kvalitu, jinak řečeno mít dobrý výsledek u zkoušky), kterou si odhadneme v celkovém počtu hodin a T počítáme řekněme jako 8 hodin denně, musíme ještě použít rezervní čas R1, což nám třeba vyjde na 2 hodiny denně navíc. Nebude to moc přesné, ale už během prvního měsíce si můžeme porovnat jak to pracuje a rovnici upravit. Jak vidíte, nezáleží zde ale vůbec na tom, jak si hodnotíme naši hodinu v korunách :-). Řeknete mi asi, že je to triviální, na to nepotřebujete rovnici. Pochopitelně na tak jednoduchý případ ne, ale snažím se tu ukázat, že i po zjednodušení rovnice pracuje, jakož i pro všechny ostatní případy. A navíc jsme ještě neskončili :-):

Zbytek rovnice (2) pak vypadá takto: (P=T+R1) se z původní rovnice vyruší a zbude nám, že finanční náklady se rovnají finanční rezervám (třeba úsporám či dědictví :-) plus penězům vypůjčeným. Tedy

  N= R2 + V

polarita není důležitá a rezervu finanční označíme R2 (úspory, dědictví a podobně) . Můžete tam přidat ještě nějaké dary, případně že si něco sami vyděláte, ale to už je jen odhad. Opět je zde výhodou, že zde můžeme používat jako jednotky naopak jen koruny. Jenže čas na vedlejší práci vám bude ubírat čas na odpočinek, nebo dokonce i na studium a tak si raději ještě uděláme celkovou časovou bilanci dne, abychom měli obojího dost. Jak vidíte, rovnice vám nevyřeší vaše učební nebo finanční problémy, jen vám ukáže, jak řešení jednoho ovlivňuje i řešení druhého a to většinou negativně.

Teprve pak můžeme přejít k původní, nezjednodušené rovnici, kde poznáme, kolik nás celkem studium stojí na čase i na penězích. Srovnával jsem kdysi takhle právě to, ve srovnání s mým bratrem, který se místo studií vyučil zámečníkem a za dva roky už pobíral slušný plat. Když jsem pak nastoupil jako inženýr ( to ještě za socializmu) - s poměrně malým platem, i když větším, než byl plat začínajícího zámečníka - spočítal jsem si podle toho, že bráchu finančně dostihnu, až mi bude kolem padesátky. A to jsem počítal jen peníze, ne všechen ten čas, který jsem ztratil studiem! A přesto jsme tehdy studovali, už si ani nepamatuji proč :-).

Složitější případy

Protože rovnice [1] by jinak měla dvojí jednotky - někde finanční a někde časové, vymyslel jsem právě bezrozměrnou jednotku "duka", což je hodnota jedné hodiny, takže vše v rovnici [1] se dá počítat v dukách. Jak už jsme si řekli, duka se rovná počtu korun, na kolik si hodnotíte hodinu vašeho času. Pokud jste zaměstnání, můžete klidně použít "čistou" hodnotu vašeho hodinového platu, pokud jste studenti, v domácnosti nebo soukromníci, nechám to na vás.

Tento odhad pochopitelně ovlivní vaše výpočty, tj. ab solutní hodnotu, ale jak už jsme řekl, jde spíše o trade-off čili manipulování s časem, rezervami a podobně. To je pak ovlivněno časovým pokrokem v projektu, takže příliš přesné výsledky nečekejte. Když nám vyjde odhadem, že musíme odpracovat 50 hodin a 20 hodin soused (viz příklad v kapitole 2), jistě chápete, že pokud nebyl původní odhad celkových hodin přesný, nebudou ani výsledky. Podobně i odhady cen za nářadí atd., nebudou příliš přesné.

Oč nám tu jde, není totiž přesně zjistit, kolik hodin to potrvá či kolik to či ono bude stát, ale jak pomocí přesunu "duk" do různé kategorie můžeme ekonomizovat čas (když ho máme málo) nebo naopak jak to pořídit co nejlevněji (když si většinu věcí uděláme sami nebo vezmeme z materiálových rezerv). Ano, i na nářadí se dá ušetřit, když si nekoupíme nové, ale opravíme to staré, atd.

Jak ekonomizovat náklady.

Uvedeme si příklad, kdy chceme řekněme zavést elektronické katalogování diplomních prací. Že už to máte? Škoda, mohli jste to pořídit levněji, kdybyste znali mou metodu :-). Jde o rovnici [1], v její čisté formě. Většina podůkolů se dá dělat ve stejnou dobu jako jiné, takže budou celkem časově nezávislé jeden na druhém a proto také nám nejde o čas, jako spíše o peníze.

 P= T + N + R + V

Nejprve si popíšeme veličiny v rovnici: 

P- je celková hodnota projektu, tu zatím neznáme 
T - je celková hodnota času na projektu stráveném, řekněme 200 hodin přípravné práce, 100 hodin vkládání dat, 50 hodin zaučování personálu, atd., tj. za hodiny strávené na projektu lidmi zvenku, za hodin y strávené lidmi z univerzity,
N- jsou celkové finanční náklady, tj. za počítač, za program, za tiskárnu, za kancelářský nábytek a podobně. Nepočítáme ale provozní náklady, tj. když už je vše uděláno, projekt končí a systém pracuje jako hodiny, to patří jinam.
R  - jsou materiálové a finanční rezervy
V - vypůjčené peníze

S tím také začneme - víme, že máme v hotovosti řekněme R=50 tisíc korun a banka nám nepůjčí víc než V=100 tisíc.
Ještě si spočítáme náklady - pro pochopení je rozdělím na N1 - počítač, program, tiskárna, N2 - čas strávený lidmi zvenku, N3- čas strávený lidmi z univerzity, N4 - za nábytek a podobně. Hned vidíme, že můžeme použít starý nábytek, N4 se tedy rovná nule, a máme hned první úsporu.
Celková hodnota času T se rozloží na T1 - odborníků, tj. lidí zvenku a T2 - zaměstnanců univerzity, kteří by zapisovali data diplomových prací do počítače: Duka odborníků je řekněme 200Kč/hod, zaměstnanců fakulty řekněme 100Kč/hod. Vkládání dat bude trvat dost dlouho, chceme-li obsáhnout všechny diplomní práce od vzniku univerzity :-). Pokud půjde o to, aby si čtenáři mohli rychle najít, zda se v diplomní práci nemluví o něčem, co právě hledají, bude třeba přidat i odborná data. Co ale použít na to samotných studentů - dobrovolníků, kteří by to dělali daleko levněji? Výborně, T3 se nám tím značně smrskne - úspora číslo dvě.

Možná, že najdeme ještě nějaké výhodné úspory a toho všeho pak vypočítáme celkovou hodnotu projektu před a po úsporách. Ušetřenou hodnotu v dukách pak lehce převedeme na úsporu v korunách. Pochopitelně je možno vše počítat přímo v korunách, ale pak nesmíme zapomenout různé hodinové platy různým počtem hodin a vše sečíst. Při výpočtu úspor pak musíme počítat zvlášť úspory za materiál - onen nábytek  a úspory na platech  při použití studentů. Celkové úspory pak získáme součtem.

Jak ekonomizovat čas

Předešlý případ je pro tuto knihu vlastně jen okrajový, jde opravu hlavně o úsporu peněz, kde úspora času není hlavním cílem - o měsíc či o dva později nehraje roli. To je ekonomizování finanční. Ekonomizovat čas je většinou složitější, protože to ovlivňuje i druhé úkoly a celkový výsledek.

Nejlépe to opět ukážeme na příkladu, zde tedy řekněme máme navrhnout, postavit a vyzkoušet prototyp stroje na malování čar na silnici. Protože se jedná o tři úseky, a v každém se jedná o zcela různé druhy, které naneštěstí musíme dělat po sobě, ne současně, s výhodou rozdělíme úkol na tři:
a) návrh a objednávka materiálu ,
b) výroba prototypu
c) zkoušení prototypu

Návrh sám je většinou prováděn jen málo osobami, podobně jako zkoušení, soustředíme se tedy na nejsložitější úkol, tedy b). Nejprve si ozřejmíme, co vše budeme potřebovat:

1) materiál
2) obráběcí stroje,
3) montáž, 4) kvalitu kontroly.
Každý kategorie vyžaduje několik pod-kategorií, ale tím se nebudeme komplikovat, aby nám neušla pointa a problémy celé v ěci. Především tedy pro každou kategorii bude jiná rovnice, tj. pro T1, T2, T3, T4 - podíváme se zde jen na tu pro montáž, T3:

 T3 = P3 - N3 - R3 - V 3


P3- je hodnota projektu (či úkolu nebo akce)
T3 - je čas předem určený
N3- jsou náklady finanční, které platíme z vlastního
R3  - jsou materiálové či finanční rezervy, časové rezervy žádné
V3 - vypůjčené peníze, materiál či čas

Řekněme, ž e už předem jsme zjistili, že nám prostě daný čas nestačí a navíc by nás čekala pokuta za pozdní dodání. Snad že to vzniklo tím, že někdo v marketinku udělal špatný kontrakt nebo někdo špatně odhadl čas, snad se zjistilo, že materiál nepřijde tak brzo - chyba je jinde, ale my ji máme v rámci možností napravit. Řekněme také pro jednoduchost, že máme dost peněz a že není problém dostat další půjčku. Co prostě nemáme, je čas a to se projeví - to je náhoda, při jakémkoliv řešení - zvětšenými náklady, jako třeba tou pokutou, pokud něco jiného nevymyslíme.

Ale řekněme, že nikdo neudělal chybu, že se teprve rozhodujeme, zda máme kontrakt podepsat - jak to teda udělat, abychom to stihli? Nejprve pochopitelně nahlédneme, zda nemáme časové rezervy v odhadech pro úseky 1 a 3. Ne? Ani v designu, kdyby se dělaly přesčasy? Nu ano, i přesčasy stojí něco navíc, ale ušetříme čas. Na zkoušení moc neušetříme, jedná se jen - řekněme o týden - a ušetříme tka den, dva, a nám - řekněme - chybí dva týdny. Musíme se tedy ještě jednou podívat na úkol č. 2, tedy výrobu.

Nebyli jsme možná u původního odhadu příliš pesimističtí? Ne? To je smůla! Kde to tedy vázne? Dlouhá doba dodávky? Třeba můžeme objednat o něco dříve, to by bylo nejlevnější řešení. Jiný dodavatel, rychlejší? Není? A co takhle jim nabídnout prémii za rychlejší dodávku. Ano, souhlasim, ale prodraží se to. Teď nastává okamžik pravdy: vyplatí se to? Budeme mít na projektu pořád ještě dost velký zisk, aby zbylo mzdy?

Když ne, musíme od toho, dokud jsme nic nepodepsali. Ne, že už je to podepsáno? Pak tedy musíme použít hlavy, dokonce přímo mozku. Jde-li například jen o nedostatek našich pracovníků, stačí najmout pár navíc, dočasně. Čekáme-li naopak na drahou obráběcí mašinu z ciziny, co kdyby to místo tady obráběli přímo tam? Není špatné ani zajít zpět k návrhářům: nejde něco obrábět laserem nebo použít jiné materiály či technologii?

Tohle vše pochopitelně ovlivní i jiné složky v dané rovnici - ta nás může jen trochu inspirovat, ale řešení nám nenajde. Ale už i to, že nám ukáže, kde všude se dají udělat trade-in, je dobré. Nezapomeneme tak na různé možnosti, které ještě máme. Pokud nic nenajdeme, jsou pořád ještě tři možnosti: buď prostě zaplatíme pokutu, nebo nám ji zákazník odpustí anebo budeme mít štěstí a vyjde nám to včas. Ta třetí možnost možná vyjde zrovna proto, že se povedly nějaké malé ekonomizace času jinde, o kterých jsme třeba ani nevěděli . . .