Autor :
Jan B. Hurych
Název :
UMÍME HOSPODAŘIT S ČASEM? (10.)
PŘÍLOHA: JAK UŠETŘIT ČAS.
Původně jsem chtěl tuto knihu nazvat právě tak, čili "Jak ušetřit čas?", ale pak jsem si uvědomil, že bych čtenáře mylně zaváděl. Šetření je v podstatě jen takové záplatování: někde to uzmete a jinde to utratíte - a často to zase zbytečně. Pro správné hospodaření s časem musíme mít systém, jak ekonomizovat a hlavně plánovat, takže už přitom nejen čas šetříte, ale navíc ho hned vhodně využijete. Na západě se často říká "investovat čas" a ano, jaký užitek z toho ušetřeného času budete mít, to záleží jen na vás.
Na šetření časem potřebujeme různé techniky: některé sjem různě uvedl v této knize, zd eje teda uvádím sumárně:
Techniky šetření.
Najdete je v každé příručce a ještě si jich navíc můžete hromadu vymyslet. Ovšem pozor, nezapomínejme na to hlavní: nesmí utrpět kvalita! Jinak řečeno:
nesmíme šetřit všude a za každou cenu, či jak se dříve říkalo: "Šetřit se musí,
ať to stojí co chce".
Udělat či neudělat?
Toto rozhodování by mělo předcházet každý úkol - je totiž jednodušší to rozhodnout předem, než začít uvažovat později, když nám to zabralo drahocenný čas. Někdy je to jasné: dostaneme to rozkazem, nebo to sami považujeme za nutné. Pokud ale lze úkol zrušit, je to nejlepší šetření s časem - časem se
hodně úkolů totiž stává časově víc náročných, než jste čekali a co pak? Také pomůže podívat se na to z
hlediska jiného úkolu: co byste tam dokázali, kdybyste měli ten čas, co ztratíte zde.
Delegování,
Po česku "rozdělování práce", jinak řečeno "nechat to udělat někoho jiného".
To si ovšem mohu dovolit, jen když jsem vedoucí nebo mám dobré přátele, třeba u kolegy, když mu nabídnu protislužbu nebo u cizích lidí, když na to mám peníze. Někdy můžeme vemluvit šéfovi, ať to dá někomu jinému - ale pozor, můžeme se
tak připravit i o slávu, která přijde, když je úkol dobře splněn! navíc to nesmíme dělat často, to by zjistil, že jsme nadbyteční :-). Na druhé straně je jasné, že
nemáme - a často ani nemůžeme - udělat úplně všechno sami.
Pokud jsem vedoucí, pak také záleží na tom, komu a kolik které práce dám. V knize MANAŽÉŘI BEZ MANÉŽE je řada metod, jak zvolit na to či ono ty
správné lidi. Často je lepší, když si už předem udělám jakýsi celkový časový rozvrh, ale jejich
detailní rozvrh je lépe nechat udělat jim nebo alespoň s nim i
prodiskutovat. Také je nasnadě, že při použití jiných lidí se zvětšuje riziko nečekaných problémů. Ty jsem pak musel řešit tak, že jsem dotyčnému pomohl
expertízou, případně měl někoho, kdo by toi převzal.
Plánování.
Už jsme si řekli, že dobrý plán ušetří mnoho času. Všimněte si, že říkám "dobrý" a ne "perfektní", takový totiž neexistuje :-). Vyvarujme se chybám, ty jsou pak hodně drahé, stojí nás nejen čas, ale často i peníze.
Telefonování.
Svoje telefonické hovory si předem plánuji, abych věděl, co říci, potřebuji-li někoho přesvědčovat.
Udělám si strategii a všechna fakta mám na stole. Pro větší efekt jsem si přečetl i pár knih, jak správně telefonovat a našel způsoby, jak ukončit jalový hovor, aniž bych urazil - nejlepší je zažádat druhou stranu o nějakou pomoc :-). Používám
elektronický záznamník a odpovídám hromadně, jen dvakrát, třikrát denně, když nejde o alarm. Zprávy určené mně naopak čtu hned, aby mi nic neuniklo. U důležitých případů - většinou právě při přesvědčování - uvažuji, zda nebude lepší zajít
tam osobně, tak se lépe přesvědčuje. Sám někomu volám, jen když to potřebuji a většinou jen nutně.
Snažím se vše zařídit jen jedním hovorem, v případě, že chci potvrzení, pošlu raději fax. Ppodobně, když vím, že
bude ten hovor důležitý nebo že potrvá déle, dobře se připravím, případně, když nás bude víc, udělám tele-konferenci. A ještě něco: když se
na něčem důležitém dohodneme, pošlu druhé straně o tom zprávu. Já vím, že
oni to ví - ale jde o potvrzení pro mě :-). Zjistil jsem, že když to neudělám, udělá to druhá strana, ale
tak, jak se jí to hodí - leccos vynechá nebo nadefinuje jinak :-).
Konference a mítinky.
Nu není to úplně totéž, ale na tom nesejde. U obou - když už tam musím
nebo opravdu chci jít - se snažím z toho využít co nejvíc a proto se na to také dobře připravím.
Pokud chci něco vědět, v diskuzi se hned zeptám, nečekám, až mě to napadne později :-). Už jsem říkal, že mnoho
nezapisuji, to člověka odvádí. Zjistil jsem, že si totiž hodně zapamatuji, když vím, o co
hlavně šlo.
Používám metodu mentálních map, viz knihy UMÍME SE UČIT? a UMÍME PSÁT? Tam jde totiž o to, že si pomocí grafického
stromu zaznamenávám hlavní myšlenky a jejich souvislosti. Místo psaní tedy víc přemýšlím a už si třídím, co je nove, co je důležité a co je zbytek ( či zbytečné :-). Právě proto si to
také zapamatuji, zatímco při psaní tzv. lineárním - bod za bodem, pod sebe - mě
to svádí psát vše a nemyslet na souvislosti či následky.
Diskuze a porady.
Tam
platí totéž, až na to, že rozhodně musím také diskutovat, jinak by stačilo si o tom přečíst až pak. Opět si vše dobře připravím, hlavně námitky, a nebojím se dávat ani ty ožehavé otázky. Diskuze je souboj, kde
buď jeden vyhrává anebo se všichni dohodnou na společném postupu. Podobně jako mítink, i diskuze by měla mít nějaký závěr a vytýčení akcí,
které budou následovat a určení toho, kdo akce provede.
Nesnažíme
se být emocionální ani agresivní: nekritizujeme protivníka, ale jeho ideje. Často se
problémy nedají jinak vyřešit než diskuzí. Proto se jí nebojíme, ale raději se naučíme některé taktiky a triky, viz moje kniha UMÍME DISKUTOVAT?
Psaní.
Píšeme často a hodně, bohužel i více než čteme - a už to samo nám říká, že tím méně získáváme než vydáváme :-). Je opravdu nutno tolik psát? Soustřeďme se raději na kvalitu: umění psát je částečně dar a částečně výsledek tréninku, viz moje kniha UMÍME PSÁT? Napsat něco
opravdu takticky často není snadné.
Uvedu příklad: dostal jsem dopis od kolegy, kde na našem oddělení leccos vymáhal a to
tak, že to nebylo možno přijmout.
Šel jsem za ním osobně a vysvětlil mu, že mu to dodat nemůžeme, důvodů, které
jeho samotného nestaví do dobrého světla ( jeho oddělení pro nás udělalo výkresy, nepříliš dobré
a navíc nepříliš levné). A že můj šéf je na něj naštvaný, jenže
on už ten dopis napsal a můj šéf dostanekopii. A proč za mnou předem nepřišel
nebo se nedohodl telefonem? Kolega pochopil, že udělal chybu a nevěděl, co teď.
Nabídl jsem mu, že zajdu za naší sekretářkou a řeknu jí, že mi řekl,
že v dopise byla chyba a že chce tu kopii zpět. Tak se stalo, dohodli
jsme se a napsal jiný dopis, který byl daleko taktičtější a přijatelnější
i pro nás oba.
Čtení.
Dávám tomu název víceméně všeobecný - číst se dá ledacos a ledajak. Nechám-li stranou rozhodování
co číst a co ne, pak máte většinu taktik, jak číst, v mé knize UMÍME DOBŘE ČÍST?, včetně rychločtení.
Ne každá metoda se hodí pro každého a způsob, jakým čteme pak také
určuje nejen kolik jsme z toho pochopili a zapamatovali si, ale jak jsme to
pak použili k našemu poučení a osobnímu vývoji. Srovnejte si například situaci, kde byste místo čtení článku naslouchali autorovi, který by vám ho celý přečetl.
Jednak byste možná lepší porozuměli, ale občas byste mysleli na něco jiného - a co je nejhorší,
museli byste to CELÉ vyslechnout. Čtení má proti poslechu ( viz kniha UMÍME DOBŘE NASLOUCHAT?) řadu výhod: jen je znát a umět
je využít - tak např. už úspora času proti čtení nahlas může být 70 až 80 procent!
Pošta, hlavně ta elektronická.
Nevím to přesně, ale podle mého odhadu dnes člověk stráví s elektronickou poštou asi
tak pětkrát víc než dříve s poštou papírovou. Důvodů je mnoho - tak
například doba mezi odpověďmi se zkrátila z několika dnů na několik minut.
Takže bychom měli za stejnou dobu převést daleko víc informace, udělat daleko víc rozhodnutí - prostě zaplať bánbůh za e-mail, ne?
Asi nesouhlasíte, já také ne. Nemluvím jen o virusech, antivirusech, spamu a jiných specialitách, případně katastrofách, kdy vám virus vše vymaže.
Ne, mám na mysli ty zbytečné megabajty, které denně přehazujeme sem a tam, jako když se
mlátí sláma. Ještě že to nedáváme vše na papír, to už by na naší planetě žádné stromy
nebyly. Kupodivu to navíc vůbec papír neušetřilo, vesele si teď všech o tiskneme, i když by
to stačilo nahrát na na floppy či na jiný disk.
Snad ale abych uvedl nějaké triky: především existuje program -
Mailwasher - kde si mohu poštu přečíst, aniž bych si ji stáhl ze serveru. Zbytečnosti ani nestahuji
a spamery si označím, takže mi je program příště sám ukáže. Poštu stáhnu a pokud možno hned všechnu přečtu. Tu bez povinnosti odpovědět hned vymažu, tu ostatní rozdělím na "dnes" a "jindy".
Často používám pro odpovědi prefabrikované dopisy, a hned připojím kopii pro druhé lidi, pokud je to potřeba,
případně provedu forward, tj. přesun jiné osobě.
Neposílám zbytečně moc kopií a tím nezatěžují druhé lidi a očekávám totéž od nich. Odpovídám jasně a krátce. Předem se nezavazuji k ničemu, co nemohu slíbit. Normálně sliby nedělám, ale ty, co sjem udělal, neodkládám.
Podobně je to i s faxy a dopisy zasílanými normální poštou.
Studium.
To jsme si nechal na konec, protože tyto knihy čte hodně studentů a
mnozí mi už poslali poděkování, že jim to opravdu pomohlo, hlavně tedy kniha UMÍME SE UČIT?. To mě vždy potěší, proto jsem to vlastně psal.
Onu knihu
také každému doporučuji, ať už se o učení zajímá jako student či jako učitel.
Je tam pohled na samoučení ze všech směrů, od logiky a paměti počínaje, psychologií a teorií dvou polovin mozku konče.
Tam také najdete různé techniky učení, vyzkoušené nejen mnou, ale hlavně čtenáři této knihy,
a to nejen studenty, ale používají je i učitelé, doktoři a ano, i novináři :-).
Pochopitelně je tam víc, než jen techniky učení, ale přímo celá filozofie učení: tedy
nejen jak se učit, ale čemu se učit i proč se učit - to vám totiž dodá tu správnou hnací sílu, tav.
motivaci a i ta nám pomáhá naše učení ekonomizovat. Ono totiž nejde o to, kolik hodin nasadíme extra, ale o kolik se víc naučíme . A pochopitelně nejlepším měřítkem je výsledek u zkoušky. Já vím, já vím, třeba to ani v životě nikdy nepoužijete. ale z praktických důvodů musíme tu zkoušku udělat a čím lépe, tím lépe.
Tím končí naše hospodaření s časem- vlastně ne, už jsem přece říkal, že nikdy nekončí :-). Děláte-li tedy vše
efektivně a dobře hned napoprvé, dostanete tu největší odměnu,
která existuje: sebedůvěru a obdiv (a někdy i závist :-) těch druhých.
Neznám horší pocit než je ten, že jsem někdy někde promarnil čas. Protože zpět v čase se
můžeme vracet bohužel jen ve vzpomínkách.
Přeji vám tedy hodně úspěchů a přestože tohle je už rozhodně ta poslední kniha naší
série UMÍME ...?, nijak se s vámi neloučím, protože vím, že to, co jsem sepsal, časem nějak vhodně využijete.
(konec)