Autor :
Jan B. Hurych
Název :
UMÍME BÝT EFEKTIVNÍ ? ( 5. Šetření časem versus jeho využití)
Správně využitý čas předpokládá i jeho šetření, ale šetření samotné ještě neznamená, že čas dobře využíváme. Šetření časem by bylo zbytečné, kdybychom ušetřený čas také í nevyužili a to pochopitelně také ekonomicky. Šetření tedy není samotným cílem, ale jen prostředkem k lepšímu využití času. Ač jsme se o metodách šetření zmínili už v knize UMÍME HOSPODAŘIT S ČASEM, některé ty metody si tu raději zopakujeme. Šetřením času pochopitelně myslíme vyloučení předem naplánovaných, ale zbytečných úkonů, rychlejší provedení úkonů potřebných a případně použití nové, rychlejší technologie. Dál už se ale o takovém druhu šetření času v této knize bavit nebudeme - zbytek knihy je určen k jinému, modernímu způsobu ekonomizace času, tj. jeho opravdu maximálního využití. Jen to pak vede k větší efektivnosti.
Šetření je v podstatě jen takové záplatování: někde to uzmete a jinde to utratíte - a často bohužel zase zbytečně. Pro správné hospodaření s časem musíme mít systém, jak ekonomizovat a hlavně plánovat, takže přitom čas nejen šetříte, ale navíc ho hned vhodně využijete. Na západě se často říká "investovat čas" a ano, jaký užitek (profit) z toho ušetřeného času budete mít, to už záleží jen na vás.
Mnohé metody v této kapitole uvedené najdete je v každé příručce a ještě si jich navíc můžete hromadu vymyslet. Ovšem pozor, nezapomínejme na to hlavní: nesmí utrpět kvalita! Jinak řečeno:
nesmíme šetřit všude a za každou cenu, či jak se dříve říkalo: "Šetřit se musí,
ať to stojí co chce".
Udělat či neudělat?
Toto rozhodování by mělo předcházet každý úkol - je totiž jednodušší to rozhodnout předem, než začít uvažovat později, kdy už nám to zabralo drahocenný čas. Někdy to nejde: dostaneme to rozkazem nebo to sami považujeme za nutné. Pokud ale lze úkol zrušit, je to nejlepší šetření s časem - časem se
hodně úkolů totiž stává časově víc náročných, než jste čekali a co pak? Také pomůže podívat se na to z
hlediska jiného úkolu: co byste asi jinde dokázali, kdybyste měli ten čas, co ztratíte zde.
Delegování,
Po česku "rozdělování práce", jinak řečeno "nechat to udělat někoho jiného". Někdy můžeme vemluvit šéfovi, ať to dá někomu jinému - ale pozor, můžeme se tak připravit i o slávu, která přijde, když je úkol dobře splněn!
Dát práci jiným si může dovolit jen vedoucí í nebo kdo má dobré přátele, třeba když nabídne kolegovi, který to udělá, protislužbu nebo když za to zaplatí. Jak vidíte, nic není zadarmo. Na druhé straně je jasné, že nemáme - a často ani nemůžeme - udělat úplně všechno sami.
Plánování.
Dobrý plán ušetří mnoho času. Všimněte si, že říkám "dobrý" a ne "perfektní", takový totiž neexistuje :-). Vyvarujme se chybám, ty jsou pak hodně drahé, stojí nás nejen čas, ale často i peníze.
Telefonování.
Svoje telefonické hovory si předem plánuji, abych věděl, co říci, potřebuji-li někoho přesvědčovat.
Udělám si strategii a všechna fakta mám na stole. Pro větší efekt jsem si přečetl i pár knih, jak správně telefonovat a našel způsoby, jak ukončit jalový hovor, aniž bych urazil - nejlepší je zažádat druhou stranu o nějakou pomoc :-). Používám
elektronický záznamník a odpovídám hromadně, jen dvakrát, třikrát denně, když nejde o alarm. Zprávy určené mně naopak čtu hned, aby mi nic neuniklo. U důležitých případů - většinou právě při přesvědčování - uvažuji, zda nebude lepší zajít
tam osobně, tak se lépe přesvědčuje. Sám někomu volám, jen když to potřebuji a většinou jen nutně.
Snažím se vše zařídit jen jedním hovorem, v případě, že chci potvrzení, pošlu raději fax. Podobně, když vím, že
bude ten hovor důležitý nebo že potrvá déle, dobře se připravím, případně, když nás bude víc, udělám tele-konferenci. A ještě něco: když se
na něčem důležitém dohodneme, pošlu druhé straně o tom zprávu. Já vím, že
oni to ví - ale jde o potvrzení pro mě :-). Zjistil jsem, že když to neudělám, udělá to druhá strana, ale
tak, jak se jí to hodí - leccos vynechá nebo nadefinuje jinak :-).
Většinou telefony neberu, ale čekám, až se mi uloží ve voicemailu, záznamníku. Jistě jste si všimli, že hodně lidí telefonuje ve svačinových přestávkách, jen aby si "pokecali", jenže proč zrovna se mnou a zrovna, když pracuji? Takové lidi už znám a zpět jim zavolám, až se to hodí mě nebo vůbec ne. Můj záznamník jim sice řekne, že jsem zaneprázdněn, "busy", ale oni už později zpět nezavolají: není už přestávka s kafíčkem a čtvrthodina na pokec, že? A navíc jsem si tu svou ušetřil - ne nutně na práci, ale jen tak, pro odpočinek, pro sebe.
Konference a mítinky.
U obou - když už tam musím
nebo opravdu chci jít - se snažím z toho využít co nejvíc a proto se na to také dobře připravím. Pokud je schůze nudná či podle mého názoru zbytečná, neváhám odejít před koncem. Nemusím se vymlouvat, práce mám vždy dost.
Pokud chci něco vědět, v diskuzi se hned zeptám, nečekám, až mě to napadne později :-). Už jsem říkal, že mnoho
nezapisuji, to člověka odvádí. Zjistil jsem, že si totiž hodně zapamatuji, když vím, o co
hlavně šlo.
Diskuze a porady.
Tam
platí totéž, až na to, že se rozhodně snažím projevit svůj názor a diskutovat, jinak by stačilo si o tom jen přečíst. Opět si vše dobře připravím, hlavně námitky, a nebojím se dávat ani ožehavé otázky. Nejsou hloupé otázky, jsou jen hloupé odpovědi. Diskuze je souboj, kde
buď jeden vyhrává anebo se všichni dohodnou na společném postupu. Podobně jako mítink, i diskuze by měla mít nějaký závěr a vytýčení akcí,
které budou následovat a určení toho, kdo akce provede. viz moje kniha UMÍME DISKUTOVAT?
Psaní.
Píšeme bohužel daleko více než čteme - a už to už samo nám říká, že tím více vydáváme než získáváme. Je opravdu nutno tolik psát? Soustřeďme se raději na kvalitu: umění psát je částečně dar a částečně výsledek tréninku, viz moje kniha UMÍME PSÁT? Napsat něco
opravdu takticky často není snadné.
Někdy je dokonce lepší mluvit než psát. Uvedu příklad: dostal jsem dopis od kolegy, kde na našem oddělení leccos vymáhal a to
tak, že to nebylo možno přijmout.
Šel jsem za ním osobně a vysvětlil mu, že mu to dodat nemůžeme, z důvodů, které
jeho samotného nestaví do dobrého světla A že můj šéf je na něj naštvaný, jenže
on už ten jeho dopis napsal a můj šéf dostane kopii. A proč za mnou předem nepřišel
nebo se nedohodl telefonem? Kolega pochopil, že udělal chybu a nevěděl, co teď.
Zjistil jsem, že šéf jeho dopis ještě nedostal - zašel jsem teda za naší sekretářkou a řekl jí,
že v dopise byla chyba a že pisatel chce tu kopii zpět. Tak se stalo, dohodli
jsme se a napsal jiný dopis, který byl daleko taktičtější a přijatelnější
i pro nás oba. Jinak bychom se patrně dohadovali dodnes.
Čtení.
Dávám tomu název víceméně všeobecný - číst se dá ledacos a ledajak. Většina taktik, jak číst, v mé knize UMÍME DOBŘE ČÍST?, včetně rychločtení.
Ne každá metoda se hodí pro každého a způsob, jakým čteme pak také
určuje nejen kolik jsme z toho pochopili a zapamatovali si, ale jak jsme to
pak použili k našemu poučení a osobnímu vývoji. Čtení má proti poslechu ( viz kniha UMÍME DOBŘE NASLOUCHAT?) řadu výhod
tak např. úspora času - při rychločtení oproti čtení nahlas - může být 70 až 80 procent!
Pošta, hlavně ta elektronická.
Nevím to přesně, ale podle mého odhadu dnes člověk stráví s elektronickou poštou asi
tak pětkrát víc než dříve s poštou papírovou. Důvodů je mnoho - tak
například doba mezi odpověďmi se zkrátila z několika dnů na několik minut.
Takže bychom měli za stejnou dobu převést daleko víc informace, udělat daleko víc rozhodnutí - prostě zaplať pánbůh za e-mail, ne?
Bohužel ne. Nemluvím jen o virusech, antivirusech, spamu a jiných specialitách, případně katastrofách, kdy vám virus vymaže některé fajly.
Ne, mám na mysli ty zbytečné megabajty, které denně přehazujeme sem a tam, jako když se
mlátí sláma. Ještě že to nedáváme vše na papír, to už by na naší planetě žádné stromy
nebyly. E-mail také kupodivu navíc vůbec papír neušetřil, vesele si teď všech o tiskneme, i když by to nebylo třeba anebo by
stačilo nahrát to na CD disk.
Snad ale abych uvedl nějaké nové triky: především existuje program -
Mailwasher - kde si mohu poštu přečíst, aniž bych si ji stáhl ze serveru. Zbytečnosti ani nestahuji
a spamery si označím, takže mi je program příště sám ukáže. Poštu stáhnu a pokud možno hned všechnu přečtu. Tu kde nemám povinnost odpovědět hned vymažu, tu ostatní rozdělím na "dnes" a "jindy". Většinou si dám dva dny času na promyšlení odpovědi, věřte, vypaltí se to.
Často používám pro odpovědi prefabrikované dopisy, a hned připojím kopii pro druhé lidi, pokud je to potřeba,
případně provedu forward, tj. přesun jiné osobě.
Neposílám zbytečně moc kopií a tím nezatěžují druhé lidi a očekávám totéž od nich. Odpovídám jasně a krátce. Předem se nezavazuji k ničemu, co nemohu slíbit. Normálně sliby nedělám, ale ty, co jsem udělal, neodkládám. Podobně je to i s faxy a dopisy zasílanými normální poštou.
Studium.
To jsem si nechal na konec, protože tyto knihy čte hodně studentů a dokonce i pedagogičtí profesionálové.
Mnozí mi už poslali poděkování, že jim to opravdu pomohlo, hlavně tedy kniha UMÍME SE UČIT?. To mě vždy potěší, proto jsem to právě psal. Tu knihu
také každému doporučuji, ať už se o učení zajímá jako student či jako učitel.
Je tam pohled na "samoučení" ze všech směrů, od logiky a paměti počínaje, psychologií a teorií dvou polovin mozku konče.
Tam také najdete různé techniky učení, vyzkoušené nejen mnou, ale hlavně čtenáři této knihy,
a to nejen studenty, ale používají je i učitelé, doktoři a ano, i novináři :-).
Pochopitelně je tam víc, než jen techniky učení, ale přímo celá filozofie učení: tedy
nejen jak se učit, ale čemu se učit i proč se učit (motivace) - to vám totiž dodá tu správnou hnací sílu, i ta nám pomáhá naše učení ekonomizovat. Ono totiž nejde o to, kolik hodin nasadíme extra, ale o kolik se víc naučíme . A pochopitelně nejlepším měřítkem je výsledek u zkoušky. Já vím, třeba se to pak v životě nikdy nepoužije. ale z praktických důvodů musíme tu zkoušku udělat - už jen pro ten papír - a čím lépe ji uděláme, tím lépe pro nás.
Tím končí naše hospodaření s časem - vlastně ne, už jsem přece kdesi řekl, že nikdy nekončí :-). Děláte-li tedy vše
efektivně a dobře hned napoprvé, dostanete tu největší odměnu,
která existuje: sebedůvěru a obdiv (a někdy i závist :-) těch druhých.
Neznám horší pocit než je ten, že jsem někdy někde promarnil čas. Protože zpět v čase se
můžeme vracet bohužel jen ve vzpomínkách.