bullet next back Autor : Jan B. Hurych
Název : UMÍME BÝT EFEKTIVNÍ ? ( 4. Organizace a plánování




Jistě jste někdy v životě plánovali a pak shořeli. Ne? Nemyslím, že byste úkol nedodělali, ale čas se nějak rychle vypařoval - zvláště, když jste museli na něco čekat a nemohli jste pokračovat. To je stará známá pravda - popsal jsem to už v knize UMÍME HOSPODAŘIT S ČASEM?. Schválně jsem tam nenapsal "šetřit časem" protože čas nelze ušetřit, ten si plyne klidně dál. Je ho možno jen promrhat nebo dobře využít. Popsal jsem tam i metody, jak na to a přidal jednu "šoupací" počítačovou pomůcku - pokud jste někdy hráli naše šoupací hry, víte, o co jde. Změna je lehká a jde i lehce zrušit :-). Pomůcku najdete zde, stáhne se sama a po odzipnutí otevřete soubor pom.htm v prohlížeči, tj. browseru, třeba IE, to už mimo Net.



A hned si popíšeme rozdíly: plán se má k organizaci asi jako se má jedna fotka k videoklipu. Plán zastihuje jeden zmrazený okamžik - a na rozdíl od té fotky ještě navíc je jen hypotetický, asi jako je čtení z křišťálové koule (tím nemyslím hlavu plánovače :-). Jistě, firmy mají plánovače, scheduléry a já nevím co ještě, ale organizovat práci, to oni většinou neumí. Proč? Protože organizace práce je dynamický proces, cesta plná zatáček a objížděk, prudkých brzdění a i situací, kdy nám dojde benzín. Vtip je v tom, že hodinky zatím tikají a my se nemůžeme vracet. Přidejte k tomu situaci, že pracujete třeba na elektrárně a jakýkoliv výpadek stojí firmu miliony. A to nemluvím o riziku a bezpečnostních problémech, kdy musíte zhasnout reaktor ať už se vám to hodí nebo ne. Nu po pravdě řečeno, hodí se to opravdu jen tehdy, když plánujete výpadkovou údržbu. Takže když dojde k náhodnému výpadku, naklušou čety opravářů a dělají ještě jiné věci, jen aby toho neplánovaného výpadku využili . . .

Ale i když přijde plánovaná údržba, mají na to jen pár dní a do toho přijde oznámení, že Pepa a Franta, kteří měli dělat kalibraci přístrojů, jako na potvoru onemocněli a bez kalibrace se to nedá znova nastartovat . . . Někdy bych přál těm protestantům, aby tam měsíc dělali a pak teprve pochopí, jak obětaví lidé tam pracují, aby oni, ti protestanti, nebyli bez světla ani když si unaveni "těžkou námahou protestování" zajdou na pivo.

Ovšem kdyby se dala náhoda také plánovat, mohli bychom dělat daleko lepší plány :-). Už v té předešlé knize jsem nadhodil několik metod, jak na to. Situace se zkomplikuje, když i za takových podmínek chceme být co nejefektivnější. Je to vůbec možné? Co dělat, když máme neplánovanou situaci, jako třeba když v době největších příprav na zkoušku k studentovi přijede teta z venkova a chce aby ji doprovodil někam, kam by sama netrefila? I když jde o pár hodin, může ho to stát zkoušku. Na druhé straně nelze tetu odbýt, vždy s sebou přiveze nějaké peníze :-).

Naschvály se stávají (tím nemyslím , že by ta teta přijela naschvál :-) a budou stávat, ať děláme, co chce. Předvídat je často nemůžeme a navíc by se z nás stali xenofobové, báli bychom se vůbec něco dělat. Naštěstí se můžeme bránit. Tetu nemůžeme poslat domů, ale musíme s její návštěvou počítat. Pokud jde jen od en, přihodíme ji někomu známému s omluvou. Není to pěkné, ale zkouška je zkouška. Nejlepší je použít dívku, kteoru známe, pokud ta má čas a náladu - revanžujeme se jí později. Prohlásíme tetě, že je to anše snoubenka, ale že to nesmí nikomu říst. Plná naděje, že se něco doví, i ta nejchytřejší teta by se na to měla chytit.

Pokud nemáme nikoho, musíme se obětovat, obzvláště když jde o den a my máme ještě nějaké dny na studium. Pokud teta přijíždí častěji, je lepší se v době zkoušek nechat zapřít a oželet ten finanční přídavek. Peníze budou pořád, zkouška ne.

Jsou ovšem lepší, účinnější metody. Například předem tetě zavoláme, aby v určité dny nejezdila a předem si ji dohodneme na jiné dny, určitě bude mít čas. A nepřijdeme o zkoušku ani o peníze. Ano, to je právě ta organizace, přemýšlet předem a kombinovat. Pochopitelně nemůžeme vše předem předvídat, katastrofy se stejně budou dít dál, ale většině se tak budeme moci vyhnout. Tak například já se chodil učit před zkouškami do jednoho parku, ale neřekl jsem nikomu, do kterého. Navíc to pracuje nejen na tety, ale na všechny. Domů jsme přicházel až pozdě v noci.

Tragedie je, když jste lidé mírní, úslužní anebo prostě nedovedete nikomu nic odmítnout. Pak už nezbývá, než si zkoušku odložit, pokud to ještě lze anebo riskovat. Ale ruku na srdce, stojí vám teta za takovou oběť? Naštěstí většinu z nás už život v mládí naučil sebezáchově. Předem se snažíme odhadnout, jaká nebezpečí na nás číhají (říká se jim potenciální problémy) a - také už předem - si to zorganizujeme: připravíme si obranu nebo alespoň úhybný manévr a když už nic jiného, alespoň nápravu škody.

Nemusím zde asi vysvětlovat, že náhodné faktory jsou největší nepřátelé efektivnosti. Můžeme být jak chceme efektivní, například postavit most v rekordním čase, pokud ten most spadne, z efektu se stává pouhý defekt. Bylo by nesprávné si dělat věci co nejefektněji a zapomenout na princip naschválnosti. Zde navíc platí, že čím víc efektivní chceme být, tím větší je náhodné nebezpečí, které nám může hrozit. Asi Tak například nám stačí studovat ke zkoušce jen dva dny a zvolíme si čtvrtek a pátek. A zrovna ve čtvrtek nás skosí chřipka. Nejde o velké bolesti, ale přemýšlet se při chřipce moc nedá. A to trvá až do pondělí, kdy je nám už dobře, ale ten den je také zkouška a my nejsme připraveni. . Přitom stačilo zvolit pondělí či úterý - chřipka by přišla až ve čtvrtek, ale to už bychom byli připraveni a v pondělí bychom zkoušku udělali. Pokud to zase nezapomeneme :-). Zdá se tedy, že jsme to zase naopak přeorganizovali :-).

Máme tedy vůbec plánovat? Ale ano, ovšem předtím se musíme rozhodnout, co budeme dělat a co ne a jak to budeme dělat a jak ne. To, vše pak tvoří jádro naší organizace práce. Vyškrtávat věci z plánu je později nebo dokonce volit jinou cestu, když už jsme to jednou naplánovali, je často také pozdě. A navíc si musíme být vědomi, že i ten plán budeme muset často dynamicky upravovat" tj. zrychlit, zpomalit, přehodit to či ono, něco přidat a hlavně odstraňovat překážky a problémy.

Náš největší nepřítel je ovšem čas. V naší formule pro efektivnost se proto také vyskytuje ve jmenovateli :-). Chceme věc udělat v co nejkratší době a už to samo je zdrojem problémů. A i když máme času dost, platí Parkinsonův zákon : "Práce narůstá přímo úměrně s časem, který je pro ni vymezen." Jinými slovy: čím víc času si na projekt naplánujeme, tím víc zbytečností uděláme :-). Chce to teda nějaké optimum, ale o tom zase až příště.