bullet next back Autor : Jan B. Hurych
Název : UMÍME BÝT EFEKTIVNÍ ? (3. Námaha versus účinek )




Asi se ptáte, proč se tu zdržujeme tak známými termíny, ale o to právě jde. My se zde nebudeme zabývat známými termíny, jako je intenzita, námaha, plánování, ale právě of efektivnosti, účinku a organizaci. Proč ne? Ta první jsou veličiny absolutní, neřeknou nám nic o míře našeho úsilí, o jeho úspěšnosti, o jeho ekonomii. Ty druhé nám dají vědět, jak jsme byli úspěšní, jaký to mělo účinek a jak jsme si věc zorganizovali. Prostě nakolik jsme byli efektivní.



Tento relativně nový přístup nám říká víc, než kolik jsme ušetřili času či jak dobře jsme si to naplánovali. Ne, náš přístup začíná prostou otázkou "dělat to či nedělat?" a podivili byste se, kolik věcí by bylo lépe vůbec nedělat. Námaha a ztráta času pro celkem nepatrný výsledek je opravdu velkou a zbytečnou obětí. Někdy je v tom i riziko, které může být větší, než bychom čekali.

Také případy, kdy se rozhodujeme jak problém vyřešit a máme dvě možnosti - a raději uděláme hned obě varianty řešení - ty jsou pochopitelně jistou ztrátou. Když to jeden způsob nevyřeší tak dobře, je lépe dělat hned jen to, co je spolehlivější a úplnější. Trochu předběhnu, když řeknu, že na druhé straně nikdy nemusíme - a ani nemáme - dělat věci na sto procent, ale o tom si raději řekněme jindy. Zde stačí říci jen to, že zatímco bychom se zdržovali nedokonalými řešeními ( jako třeba dočasné záplaty), je lépe použít hned kvalitní, i když třeba dražší nebo časově náročnější metodu. V budoucnu se nám to vyplatí. Ovšem pozor: vše záleží na tom, jak si metody ohodnotíme a na to je potřeba věnovat dost času - jenže my se často snažíme uspěchaně rozhodovat, abychom toho později litovali. Později, tj. když už je často opravdu pozdě :-).

Ale zpět k té námaze - ten výraz není přesný, chtěl jsem jen ukázat, že to je něco jako náklady, které do toho dáváme: sílu, peníze, energii a čas. Pokud je účinek, tj. výsledek, při různé námaze stejný, pak ovšem chceme, aby ta námaha byla minimální. Měřítkem efektivnosti je totiž poměr výsledku k naší celkové námaze. Větší náklady nutně dělají stejnou práci méně efektivní. Ale opět, jde tu o srovnání, nemůžeme porovnávat různé úkony, srovnávat jablka a hrušky. Pro stejné úkony je pak jasné, že čím dříve či levněji něco uděláme, jsme efektivnější. Jezdec na kole je prostě efektivnější než chodec, tečka.

Jak zmenšíme náklady? Třeba tím, že zrušíme zbytečné operace - jako třebapoužijeme jen jedno balení místo dvojího nebo i postupem: místo pěti operací budou stačit tři, ale více skombinované. Asi jako je lépe přiněst hned tři cihly než jít třikrát pro jednu:-). Jiný příklad: hodně emajlové pošty si tiskneme. V práci je to nutné, papírový důkaz je pořád jistější než ten nahraný v paměti či na disku ašéfové to chtějí. Ale naše osobní, domácí pošta se vyznačuje většinou dopisy, které stačí jen přečíst - znáte to, takové ty, , které se při staré poště po přečtení zmuchlaly a zahodily. Proč je teda ješt dnes tisknout a pak také zahodit :-)?

Efektivnost je také nepřímo úměrná času, který k práci potřebujeme - čím více času, tím menší efektivnost. Příkladů je dost. U studenta je to třeba kolik hodin mu trvá sepsat report z laboratorního cvičení. Neumí-li psát rychle na stroji, samotný zápis mu potrvá možná ještě pomaleji než ručně psaný. U sportovního tréninku to třeba znamená kolik hodin potřebujeme na to, abychom zvýšili svoji kondici k lepšímu výsledku. A opět: potřebujeme-li více hodin než náš soupeř a přesto ho nepobijeme, není náš trénink moc efektivní.

Nu dobrá, řeknete, až sem je to jasné, ale co dál? Ano - co dál? Musíme si věc dobře promyslet, jak já říkám zorganizovat abychom dostali větší účinek tj. stejný nebo lepší výsledek při menší námaze. No prosím, někdy to nejde, mít lepčí výsledek, ale námahu lzu snížit vždy. Dá ze zhruba říci, že

   účinek= výsledek / námaha   

Musíme přistupovat k nějakému úkolu už předem tak, abychom byli co nejefektivnější. To nás pochopitelně ve škole ani v práci nenaučí, asi proto, že školy žijí v minulosti, snaží se studenty či pracovníky naučit to, co je klasické, často to, jak se to dělalo před mnoha lety a u těch neefektivních firem se to dělá dodnes. Teda do té doby, než ty firmy neodolají lepší, modernější technologii či metodám a prostě zkrachují. Jako pracovníci si ale musíme uvědomit, že nám jde o víc než majiteli podniku - on ztratí jen peníze, my ale ztratíme práci.

Přesto je hodně vedoucích, kteří nechápou tento druh darwinizmu :-). Jistě, rádi by měli lepší výsledky - i jim jde nakonec o místo, i když ti bývají propouštění jako poslední. Jenže oni nechtějí ty výsledky na úkor vlastní mozkové námahy. Ano, mozkové, protože jak už jsem naznačil, fyzicky se náš výkon zvýšit moc nemůže a proto tam efektivitu nehledejme. Vtip je v tom, že ani nemus - jen nechat ty druhé myslet a mít hlavu otevřenou pro dobré nápady. Často sjem své nápady prosazoval u šéfů = ti chytří je přijali a pak si přisvojili slávu. To mi nevadilo, já už s epostaral o to, aby všichni věděli, že to byl můj nápad, atkž jsem z toho nakonec měl tkaé prospěch.

Lepších výsledků můžeme dokázat totiž jen větší zkušeností, lepším postupem, použitím něčeho, co už jsme předtím udělali jinde, lepší technologií, lepšími stroji, prostě lepším myšlením a v neposlední řadě, ano, pomocí počítačů. . Ani to ale nestačí: často potřebujemne inspiraci, nadhled a ano, i intuici - ale to by vydalo zase na další knihu tohoto seriálu :-).

Ale pozor, ne všude a ne stejně je vylepšování opravdu efektivní. Tak například různé návody k nějaké mašině můžeme pohodlně napasat pak vytisknout ve větším počtu pro operátory - ale oni pak příští měsíc stejně pohodlně vyhodí starou mašinu, protože mají jinou, lepší, a ta zase potřebuje zase jiný návod. Nejde o tne papír, ale o tne čas věnovaný psaním návodu. Výrobci softvéru tohle zají víc než dobře - často je to po nocích straší. Nebo jnde: každý student ví, že když se ke zkoušce naučí něco, co se pak vůbec nezkouší, je to jen ztráta času. Nu ono se nedá zkoušet vše, ale přesto přednášet něco, co si každý může domyslet sám - za to platíme školu zbytečně. Škola nás má hlavně naučit myslet - ale to odbíhám, to už jsem rozpitval v knize "UMÍME SE UČIT?"

Vzpomínám na profesory, kteří nebyli schopni přednést danou látku ani v těch dvou hodinách, co na to měli. Klidně nám pak řekli, ať si to přečteme - ač byli placeni za to, aby nám to vysvětlili a ne aby nám blahosklonně oznámili jen čísla stránek. Přednášky nejsou nějaký exhibicionizmus, teda ukázka, jak je pan profesor chytrý, jak si někteří učitelé asi myslí, ale je to učební proces. Kdo to neumí, ať to nedělá. Neefektivnost, to je horší hřích než lenost. Lenost alespoň dává tělu a duši odpočinek, neefektivnost jen člověka zatěžuje anebo i udře. .

Vcelku vzato, tohle vše jsou ale jen jisté potíže růstu. Někteří prostě nikdy nedorostli nebo nedorostou. Divíme se naivně, jak někdo dokáže v životě tolik věcí udělat, zatímco my, ač dřeme jako mezci, to nedokážeme.. A tady je i naše odpověď: mezci totiž nemyslí . . .