bullet next back Autor : Jan B. Hurych
Název : UMÍME BÝT EFEKTIVNÍ ? (1.Úvod)



Už několikrát jsem prohlásil, že člověk se učí i když udělá školu anebo i když ji opustí s neukončeným vzděláním. To je prostě vlastnost lidského mozku, proto si říkáme "Homo sapiens", na rozdíl od "Homo erectus", který vznikl už jen tím, že se opice narovnala :-). Pochopitelně jsem se snažil doplnit mou sérii i o metody, vhodné pro život "poškolný". Tak vznikly knihy UMÍME SAMOSTATNĚ MYSLET?, UMÍME HOSPODAŘIT S ČASEM?, UMÍME POZOROVAT? a koneckonců i MANAŽEŘI BEZ MANÉŽE. Pochopitelně to ještě nestačí a proto jsem se rozhodl napsat ještě tuto knihu.


Pod tím efektivní nerozumím jen pracovat účinně, účelně a úspěšně, ale hlavně "chytře". Ale nebojte se, nehodlám zde někoho navádět k podvodům či podrazům - to by ani moc chytré nebylo, protože by se vždycky našel někdo záludnější než my, ktery by podvedl nebo podrazil zase nás :-). Kdysi jsem dělal v jednom velkém podniku, kde víceprezident prohlásil: "Nechci, abyste dělali usilovněji, ale chytřeji". A v tom je jádro věci: ne sílou, ale rozumem, takže jsem měl tuto knihu vlastně nazvat UMÍME BÝT CHYTŘEJŠÍ?, ale to už bych zase čtenáři nasliboval mnoho; koneckonců naše knihy nejsou určeny úplně pro všechny :-).

Takže "chytřejší" - ale co to vlastně znamená? Rozhodně nemyslím povolit a nechat to ty druhé udělat za nás, ale neznamená to ani dělat něco navíc, přetěžovat se, ztrávit na tom daleko víc času (většinou navíc neplaceného), nebo pracovat s větší intenzitou, úsilím či námahou. Dělat zbytečné věci je normální jen pro hlupáka - pro člověka s rozumem je to drahý luxus. Ne nadarmo se říká, že největším neštěstím je pilný blbec.

Efekt neboli účinek je zde vlastně samotný výsledek naší činnosti, jinak řečeno jeho hodnota. Prostě výsledek, který je nějak užitečný pro nás anebo alespoň pro toho, kdo nám práci zadává - takže tím nepřímo i pro nás. Ano, je v tom rozdíl a často i zdroj problémů: jak to taktně říci šéfovi, že je ta a ta práce zbytečná? Jistě, říct se mu to může, ale tím často riskujeme i svůj job. Na druhé straně rozhodnutí "nestarat se o to" se nám může někdy vymstít. Ale o tom si řekneme později.

Samo slovo "užitečný" je problematické a i u toho se v knize zastavíme. Hlavní náplní ale bude to, JAK tu naši práci, studium, zájmy nebo i zábavu udělat ještě VÍC efektivní - i když třeba už dost efektivní je. Jak ji udělat lépe, rychleji, víc do hloubky, rozšířit její náplň co do kvality či kvantity, případně ji udělat fyzicky méně náročnou pomocí automatizace či počítače. Prostě nějak ji vylepšit, abyhcom dosahovali lepších výsledků a jako bonus možná ještě navíc zjistíme, že nás bude i víc bavit. Ale to už vám zaručit nemohu, to už si musíte přidat sami.


Většina této knihy je založena na Paretově poznatku, že všeobecně platí to, že asi asi 80 procent našich výsledků je dáno jen 20 procenty našeho celkového úsilí. A to Ať už to měříme na hodiny, na počet úkolů, na investované dolary a podobně. Ovšem to neznamená, že máme dělat jen těch 20 procent - to by nám naopak pořád ještě 20 procent výsledků chybělo - ale HLAVNĚ protože nevíme, kterým úkolům s evěnovat a kterým ne.

Naopak, když si zjistíme, která ty úkoly dávají velký zisk, může jim pčřidat ještě víc času, který ubereme těm neefetivním úkonům. Prakticky to totiž znamená, že celých 80 procent našeho úsilí je pod průměrem, protože dává jen 20 procent celkových výsledků. Není to tedy že třeba 50 procent času dává 50 procent výsledků, jak bychom čekali. Ta čísla nejsou nic kouzelného a nakonec ani přesně nesouhlasí, ale o to nejde. Znamená to prostě jen to, že většina našeho času dává jen malé výsledky a co je horší: budeme-li té části naší práce věnovat ještě více času, budou naše výsledky ještě horší!!!

Naštěstí je tato hrůzná statistika i návodem, "jak toho využít": věnujme prostě více času práci, která dává hodnotější výsledky a tím získáme i lepší výkon. Tato nesymetrie je jakousi přírodní závislostí a je to způsobeno mnoha faktory. O těch si tu teda řekneme, i s návodem, jak ten poměr 80/20 zvýšit. Řekněme si, JAK těch 80 procent málo užitečného času věnovat něčemu, co dává hodnotnější výsledky. Tím se nám i pootevře plně nový svět možností . . .

Na začátek si hned řekneme, o čem pojednávají jednotlivé kapitoly knihy:

2. Efektivnost versus intenzita. Efektivnost je míra, s jakou docilujeme naše výsledky. Intensita neboli usilovnost je naopak jen síla, s jakou se potýkáme s prací či rychlost, s jakou práci vykonáváne, případně zatížení, jaké při tom snášíme a neříká nám nic o tom, jaké budou výsledky. Je pochopitelné, že intenzita má dvě stránky: fyzickou a mentální, v obojím případě tedy stress, napětí a obě jsou člověku nebezpečné. Máme ve zvyku používat slovo stress jen pro přetížení, ale to je klamné: tak například u sedavé práce se pomalu ale jistě deformuje páteř, i když se nám zdá, že sedíme pohodlně.

3. Námaha versis účinek: Měřítkem efektivnosti je poměr výsledku k naší celkové námaze. Neznamená to tedy, že větší námaha nutně dělá práci efektivnější, i když se nám to často snaží namluvit. Vykonáme-li stejnou práci s menší námahou - například strojem nebo že se vyhneme opakování stejných ůkonů - pak jsme naopak efektivnější. Efektivnost je nepřímo úměrná času, který k práci potřebujeme - čím více času, tím menší efektivnost. U sportovního tréninku, to třeba znamená kolik hodin potřebujeme na to, abychom zvýšili svoji kondici k lepšímu výsledku. Opět" potřebujeme-li více hodin, není náš trénink moc fektivní. U studenta je to třeba kolik hodin mu trvá sepsat report z laboratorního cvičení. Lepších výsledků můeme dokázat totiž nejen větší intenzitou, ale i zkušeností, lepším postupem, použitím něčeho, co už jsme předtím udělali.

4. Organizace a plánování. Práce, kterou si nezorganizujeme, nebude nikdy efektivní. Plánování je ovšem jen jednou složkou organizace - plán je ještě potřeba navíc splnit a to pro celý daný úkol a navíc v daném čase.

5. Šetření časem versus jeho využití. Šetření časem je zbytečné, když ušetřený čas nevyužijeme a to navíc lépe, než předtím. Mnohé metody šetření najdete v naší knize UMÍME HOSPODAŘIT S ČASEM? O jeho využití se povíme ještě víc zde.

6. Paretovo pravidlo 80 na 20. Samo pravidlo nám pochopitelně neříká, že poměr bude přesně 80 na 20 a může být někdy více, jindy méně. Uvedeme zde několik příkladů, většinou hodně překvapivých

7. Jak ono pravidlo využít.Zde je vlastně jádro knihy - když nebudeme vědět jak na to, pravidlo samo nám nepomůže. Mnohé techniky zde uvedené si vymyslel sám autor, zbytek upravil pro praktické použití.

8. Pracovní strategie a taktika. Nestačí vědět, co chci dělat a mít časový plán. Je potřeba vědět přesně, co chci dělat, jak to udělat (strategie) a znát potřebné techniky (taktika). 9. Pracovní psychologie Práce s lidmi je obtížnější, než s neživou hmotou, to vám řekne každý vedoucí. Jsou problémy s lidmi a "lidé s problémy", rouměj někteří lidé jsou problematičtější, než ti druzí.

10. Konkurence na pracovišti . Naše výsledky ovlivní nejen nás, ale i druhé. Závist či konkurence může naše dobré výsledky znehodnotit. I na to je potřeba pamatovat předem.

11. Rizika. Každá činnost, akce či změna má svoje rizika a potenciální problémy (tj. možné, většinou nečekané). Těm, co se dají čekat, se můžeme vyhnout, na ta ostatní přijdeme jen "za pochodu" a je pak na nás odstranit negativní důsledky rychle a kompletně.

12. Příloha: Řešení problémů. Uvádím zde několik obecných metod jak na to - zbytek si musíte ovšem vymyslet sami, podle situace.